Potreban stepen i vrsta stručne spreme:
VI ili VII stepen ekonomskog, pravnog, jezičkog, organizacionog ili menadžerskog obrazovanja, odnosno ekonomista, pravnik, filolog, profesor jezika, pedagog, menadžer, inženjer FON, politikolog ili drugo obrazovanje iz oblasti društvenih ili prirodnih nauka.
Strani jezik / Radno iskustvo:
- Odlično usmeno i pisano znanje srpskog jezika
- Odlično usmeno i pisano znanje nemačkog i/ili engleskog jezika
- Najmanje 2-3 godine na sličnim poslovima
Zaduženja
Lice na ovom radnom mestu odgovorno je za:
- neometano poslovanje sekretarijata
- dobar protok informacija
- dnevno operativno izvršavanje svih administrativno-tehničkih poslova prema potrebama pretpostavljenog lica i čitave kancelarije
- odlaganje dokumentacije u skladu sa GIZ-pravilima o odlaganju
- propisno rukovanje projektnom kasom i finansijskim poslovima u projektu
- Menadžment ugovora i nabavki u skladu sa internim OuR pravilima
Poslovi:
Svi navedeni poslovi sprovode se u bliskom dogovoru sa vođom projekta.
Poslovi vezani za projektne aktivnosti:
- Podrška u identifikaciji lokalnih partnera koji ispunjavaju uslove za lokalne donacije, kao što su opštine i javne institucije, asocijacije i udruženja, kreativna industrija i kulturno-istorijske ustanove, privatni sektor, odnosno privredni subjekti koji su direktno uključeni u pružanje turističkih usluga;
- Podrška prilikom saradnje sa Privrednom komorom Srbije, različitim udruženjima privatnog sektora (Udruženje poslovnih zena Srbije, Auto-klaster Srbije i sl.);
- Provera finansijskih izveštaja o lokalnim donacijama (grantovima) programa i komunikacija sa korisnicima;
- Podrška prilikom prikupljanja podataka za sistem praćenja rada projekta u saradnji sa partnerima iz privrednih udruženja;
- Postavljanje i održavanje pregleda za praćenje tokom celokupnog trajanja programa
- Praćenje rokova za plaćanja za ekspertske, konsultantske, ugovore o lokalnim donacijama;
Opšti poslovi:
- Staranje o opštoj komunikaciji unutar kancelarije (prijem, odgovaranje na pozive i prosleđivanje telefonskih poziva, obrada mejlova, pisama i faksova uključujući i obavljanje neophodne korespondencije na osnovu pristiglih upita, ljubazan doček gostiju/posetilaca, koordinacija rada vozača, faksiranje, fotokopiranje i skeniranje dokumenata, sastavljanje i prosleđivanje raznih dopisa i informacija, po potrebi pisanje zapisnika, ugovaranje sastanaka i vođenje rokovnika pretpostavljenog);
- Organizacija sastanaka usled dolaska velikih delegacija i blagovremeno staranje o svim pratećim aktivnostima (obezbeđivanje prevoza, prevodioca i sl.);
- Podrška pri organizaciji i sprovođenju radionica, seminara, konferencija i drugih manifestacija uz blagovremeno staranje o svim pratećim aktivnostima (iznajmljivanje prostora i hotelskog smeštaja, obezbeđivanje tehničke opreme, prevoza, prevodilaca, cateringa i sl.);
- Organizacija putovanja (nabavka avio kartata, hotelski smeštaj i transport u zemlji i inostranstvu, popunjavanje internog formulara za službena putovanja “DRA”, priprema za obračun putnih troškova kod službenih putovanja u zemlji i inostranstvu);
- Evidencija odsutnosti domaćeg i inostranog osoblja (službena putovanja, godišnji odmor, bolest itd.);
- Vođenje tabelarnih pregleda o odsustvima stranog i domaćeg osoblja (službena putovanja, godišnji odmori, bolovanja itd.);
- Ažuriranje raznih tabelarnih pregleda, baza podataka i raznih spiskova;
- Nabavka vizit-karti, kancelarijskog materijala, kancelarijske opreme i vođenje inventara projektnih dobara;
- Zavođenje i arhiviranje dokumenata u skladu sa GIZ-ovim sistemom odlaganja (odgovarajuće obeležavanje registratora, odlaganje u DMS-sistemu i sl.);
- Blagovremeno pripremanje dokumentacije za oslobađanje od PDV-a;
- Obavljanje manjih usmenih i pisanih prevoda;
- Priprema prezentacija za seminare, radionice i druge manifestacije, shodno uputstvima;
- Podrška u komunikaciji i koordinaciji aktivnosti sa ministarstvima, projektnim partnerima, strukovnim udruženjima, relevantnim ekspertima i drugim licima i institucijama;
- Vođenje gotovinske blagajne i mesečno knjiženje u “cashbook” -programu;
- Prevod faktura i druge relevantne dokumentacije;
- Priprema i kontrola relevantne dokumentacije u svrhe procesa knjiženja i plaćanja;
- Provera izvoda iz banke;
- Podrška vođi projekta u planiranju novčanih sredstava kao i u monitoringu mesečnog budžeta projekta na osnovu praćenja SAP-finansijskih izveštaja i FIMO-vrednosti;
- Priprema potrebnih dokumenata za izradu ugovora o finansiranju i lokalnim donacijama, kao i ugovora sa firmama i lokalnim ekspertima, prikupljanje ponuda;
- Podrška vođi projekta u praćenju, nadgledanju i dokumentovanju sprovođenja ugovora, kao i obračuna prema GIZ-pravilima;
- Podrška vođi projekta u kontrolisanju finansijskih izveštaja i dokumentacije za obračun troškova po ugovorima o lokalnim donacijama i ugovorima o finansiranju;
- Obavljanje administrativnih poslova oko implementacije projektnih aktivnosti;
- Učestvovanje u izradi PR-aktivnosti i distribuciji materijala za promociju projekta;
- Provera svih prispelih računa i honorara i dostavljanje računa za plaćanje i ostale prateće dokumentacije odeljenju GIZ-ovog knjigovodstva uz pridržavanje internih pravila (pečat projekta itd.);
- Priprema, sprovođenje i dokumentacija nabavke do 2.500 € u skladu sa GIZ-pravilima;
- Obavljanje i drugih naloženih poslova.
Gore opisani poslovi obavljaju se u skladu sa pravilima i propisima GIZ-a. Prema opremi i dokumentaciji se postupa u skladu sa principom savesnog poslovanja. Radna komunikacija odvija se efikasno i u skladu sa funkcijom.
Znanja/stručna osposobljenost:
- Dobro poznavanje rada na informatičkim i komunikacijskim tehnologijama (odgovarajući softver kao i telefon, faks, e-mejl, internet) kao i sa kompjuterskim aplikacijama (na primer MS-Office)
- Dobre upravljačke i organizacione sposobnosti
- Sopstvena inicijativa i konstruktivno razmišljanje
- Dalje usavršavanje u skladu sa potrebama oblasti rada. Odgovarajuće mere se usaglašavanju sa neposrednim pretpostavljenim.
Biografiju i motivaciono pismo treba dostaviti na engleskom ili nemačkom jeziku.
Biće kontaktirani samo kandidati koji uđu u uži izbor.
Konkurs je istekao.