Kako napisati predlog projekta - treći deo

Kroz drugi deo ove serije saveta imali ste priliku da otkrijete kako se definišu opšti i specifični ciljevi, očekivani rezultati, kao i kako se određuje ciljna grupa. Imajući ove delove u vidu, upuštamo se u osmišljavanje projektnih aktivnosti i formiranje matrice logičkog okvira.

Projektne aktivnosti predstavljaju sve aktivnosti koje ćete sprovesti u realizaciji vašeg projekta, stoga, jasno je da sama uspešnost projekta u velikoj meri zavisi od dobro isplaniranih i, kasnije, realizovanih aktivnosti.

Pri planiranju aktivnosti vodite se očekivanim rezultatima, odnosno, za svaki očekivani rezultat osmislite bar jednu aktivnost i podelite je na zadatke. Na primer, jedna od aktivnosti može biti organizovanje konferencije za novinare i neki od zadataka koji će biti deo ove aktivnosti su: zakup/rezervacija prostorije u kojoj će biti održana konferencija, slanje pozivnica svim većim medijima u regionu, telefonska provera prisustva najbitnijih medijskih kuća, nabavka osveženja za posetioce konferencije, i tome slično.

Kao što možete primetiti, u projektne aktivnosti/zadatke treba uvrstiti sve korake (čak i administrativne i logističke) koje je potrebno napraviti kako bi vaš očekivani rezultat bio realizovan. Naravno, nije potrebno ulaziti u najsitnije detalje i pisati, na primer, nazvati Petra Petrovića sa Radija X; nazvati Milana Milanovića sa Televizije X, i tome slično. Ovaj nivo zadatka je vrlo operativan pa, recimo, ovakav detaljan spisak medija koji će se zvati na konferenciju je koristan i treba da postoji kao operativni dokument, ali ne i kao deo projekta. U suprotnom bi opis projekta bio prevelik i sadržao suviše operativnih i vrlo promenljivih podataka.

Osim toga, bitno je da predstavite tačan raspored aktivnosti i zavisnost jedne aktivnosti od druge, odnosno uzročno-posledične veze između pojedinih aktivnosti. Na primer, neke aktivnosti mogu da se obavljaju paralelno, u istom vremenskom periodu. Međutim, za neke aktivnosti je neophodno da se prvo uspešno završi neka prethodna aktivnost. Ovime se najbolje predstavlja tok radnog dela projekta, odnosno koje aktivnosti treba da se završe kako bi druge, možda bitnije, započele.

Sve aktivnosti i zadatke treba predstaviti vrlo jasno i pregledno kako bi potencijalni finansijer imao jasnu viziju plana aktivnosti koje vode ka ostvarenju vaših ciljeva. Ovo se najčešće radi uz pomoć gantograma, odnosno GANTT tabele koja predstavlja odnos između aktivnosti/zadataka i jedinice vremena. Dakle, uz pomoć gantograma možete jasno predstaviti trajanje svake pojedinačne aktivnosti/zadatka. Osim vremenskog određenja, u gantogramu se najčešće definiše i odgovorna osoba za sprovođenje aktivnosti/zadatka.

Ovaj metod je, početkom 20. veka, osmislio Henri Lorens Gant (Henry Lawrence Gantt), jedan od pionira naučnog menadžmenta koji je stremio ka unapređenju učinkovitosti radnika kroz naučna istraživanja.

Logički okvir projekta predstavlja uzročne i hijerarhijske odnose između projektnih aktivnosti, očekivanih rezultata, specifičnih ciljeva i opšteg cilja.

Sve što ste do sada uradili, pratilo je određeni logički sled. Naime, prvo ste definisali problem koji želite da rešite, i vaš opšti cilj, odnosno promenu koju želite da ostvarite. Ovim ste postavili željeni krajnji cilj vašeg projekta koji direktno menja trenutno, nepovoljno, stanje. Nakon definisanja opšteg cilja, odredili ste specifične ciljeve koji su po obimu manji od opšteg, ali vode njegovom ostvarenju. Iz specifičnih ciljeva ste definisali očekivane rezultate sa jasnim indikatorima uspešnosti. I na kraju ste osmislili i detaljan plan aktivnosti koje čine pokretački deo vašeg projekta.

Na osnovu ovog procesa osmišljavanja projekta možemo da vidimo da su svi ovi elementi usko povezani i da greška u jednom koraku može prouzrokovati neuspeh čitavog projekta. Upravo zbog toga, potrebno je uraditi dodatnu proveru logičke povezanosti projektnih elemenata pomoću matrice logičkog okvira.

Matrica logičkog okvira predstavlja presek onoga što planira da se postigne projektom, načina na koji će se to postići, načina na koji će se izvršiti provera uspešnosti i pretpostavki koje su važne za uspeh projekta.

Treba imati na umu da matrica logičkog okvira nije samo tabela koju treba popuniti, već je rezultat temeljne analize i rasuđivanja koja se rade pre popunjavanja.

Preporučljivo je matricu popunjavati redom koji je prikazan brojevima u tabeli.

• Logička intervencija

Logička intervencija prikazuje hijerarhiju ciljeva i njihov jasan uzročno-posledični sled.

U ovoj koloni treba da predstavite sve što ste do sada osmislili. Dakle, ovde opisujete koji je vaš opšti cilj, iz njega proistekle specifične ciljeve, očekivane rezultate koji vode do ispunjenja tih ciljeva i aktivnosti koje će omogućiti postizanje rezultata.

• Rizici i pretpostavke

Rizici predstavljaju okolnosti na koje nekada možete, a nekada ne možete da utičete. Kako biste se pobrinuli da vaš projekat bude uspešan, potrebno ja da uzmete u obzir što više rizika i pokušate da izbegnete one na koje ne možete da utičete. One rizike sa kojima se ipak morate suočiti, identifikujte, i formulišite u obliku pretpostavki. Na primer, ukoliko je identifikovani rizik nezainteresovanost ciljne grupe za dodatnu obuku, pretpostavka za ostvarivanje ovog cilja će biti interesovanje i motivacija ciljne grupe.

U matricu logičkog okvira treba da upišete pretpostavke koje treba da budu ispunjene kako bi vaš projekat, nakon uspešno sprovedenih aktivnosti, doveo do očekivanih rezultata. Dalje, ukoliko su očekivani rezultati ispunjeni, definišete koje su pretpostavke za ispunjenje specifičnih ciljeva, i, nakon uspešno ostvarenih specifičnih ciljeva, koje su pretpostavke za ostvarenje opšteg cilja.

Ponekad se u matricu logičkog okvira upusuju i pretpostavke za održivost projekta nakon ostvarenog opšteg cilja (prazno polje u tabeli), ali to najčešće nije obavezno.

• Indikatori

Kako biste znali da li su vaši ciljevi ispunjeni, potrebno je odrediti indikatore koji će objektivno moći da ocene uspešnost projekta. Indikatori mogu biti:

• kvantitativni indikatori - mogu se izraziti brojčano, na primer, broj osoba koje su prošle obuku
• kvalitativni indikatori - mere one elemente koji se ne mogu izbrojati, kao na primer stečeno znanje i promena mišljenja ili ponašanja

Kroz projekat je poželjno da koristite kombinaciju kvantitativnih i kvalitativnih indikatora, kao i da odredite vremenski period kroz koji će biti moguće uočiti promenu, na primer, kroz 5 meseci obuku će uspešno proći 70% ispitanika.

Veoma je važno da su indikatori zaista povezani sa ciljem koji se meri, kako biste imali zaista objektvnu i relevantnu sliku napretka.

• Izvori verifikacije

Kako biste proverili da li su indikatori zadovoljeni, koriste se izvori verifikacije. Ovo mogu biti, na primer, liste polaznika obuke sa potpisima i kontakt podacima ili testovi znanja po završetku obuke kojima će se proveriti uspešnost polaznika, takođe, to mogu biti i zvanični dokumenti nadležnih organa ili objavljene informacije u stručnim časopisima.