7 saveta za organizaciju radnog prostora i povećanje produktivnosti

Koliko često se dešava da vam radni sto postane "magacin" za sitnice koje bespotrebno zauzimaju prostor? Gde mi je olovka, samo da nađem onaj papir, tu mi je negde fascikla,... samo su neka od najčešćih pitanja koja postavljamo sebi svakodnevno preturajući po radnom stolu.

Neuredna radna površina izaziva frustracije i nezadovoljstvo a povrh svega nepovoljno utiče na produktivnost. Naredni redovi vam mogu pomoći da se izborite sa jednim od najvećih izazova kada je radni prostor u pitanju. Znajte da je uvek pravo vreme za čišćenje.

Može li se drugačije

Da se razumemo, niko vam neće dati adekvatan odgovor na pitanje zašto smo nemarni i glavni krivci za nered koji sami stvaramo. On crpi vreme i energiju čak i za najjednostavnije zadatke koje obavljamo. Direktna posledica ovoga je, pokazuju istraživanja, da svaka osoba izgubi oko sat vremena dnevno u tom haotičnom okruženju. Ali dobra vest je da, čineći male stvari, vremenom stičemo naviku koja će nam olakšati rad i eliminisati stres.

Kanta za smeće

Ovaj neizostavni rekvizit "progutaće" gomilu bespotrebnih stvari koje su se nagomilale na vašem radnom stolu. Stari reklamni flajeri, promo materijal i brošure mogu da produže dalje jer sve informacije koje pružaju možete pronaći na internetu. Isto se odnosi na račune iz trgovina, razne papiriće i omote omiljenih čokoladica.

Pronađite svoj sistem odlaganja dokumentacije

Bilo da se radi o izveštajima, fakturama, ugovorima i sl, pronađite vama smislen način za skladištenje dokumentacije koja je obrađena. Koristite registratore ili stone police za dokumenta i rasporedite ih. Dodajte i neke specifične oznake u boji kako biste lako i jednostavno napravili klasifikaciju u svojoj arhivi. Uvek možete i da se konsultujete sa kolegama ili nadređenima gde bi bio odgovarajući prostor za odlaganje dokumentacije. Najčešće su to kutije za odlaganje, kancelarijski ormarići ili neki drugi inventar.

Fascikle su zakon

Što ih više izbegavate to pre ili kasnije shvatate da su neizostavne u  svakodnevnom radu. Svoje aktuelne projekte ili saradnje sa klijentima razvrstajte po različitim fasciklama. Na taj način sve je na jednom mestu, lako dostupno i bez bojazni da će se neki dokument izgubiti. Te fascikle držite na/u radnom stolu, ostale možete premestiti na neko drugo odgovarajuće mesto. Ne morate biti perfekcionista, ali pronađite metod koji vam najbolje odgovara.

  

Njeno visočanstvo:  radna površina stola

Dobar deo radne površine zauzima računar. Gledajte da razdaljina između monitora i vaših očiju bude minimum 30 cm a u prostoru između vaša tastatura. Često korišćene stvari poput telefona i potrošnog materijala stavite sa one strane stola koja vam je lakše dostupna. I neka na stolu budu samo one koje svakodnevno koristite. Ostale spakujte u jednu fioku koja će biti namenjena samo za njih.

U zavisnosti kojom rukom pišete, na toj strani stola ostavite malo slobodnog prostora kako biste mogli da pregledate ili potpišete neki papir. Porodične fotografije i suveniri sa putovanja mogu vas oraspoložiti tokom radnog dana, ali previše njih već mogu da ometaju vašu pažnju i koncentraciju.

Na kraju dana poželjno je da 80% radnog prostora bude potpuno sređeno. Ta aktivnost od 15-ak min ne iziskuje mnogo a značiće jer je vaš radni prostor spreman za sutrašnji dan a samim tim i vi za bolju produktivnost. 

Udobno se smestite

Dugotrajno sedenje može nepovoljno da se odrazi na vaše zdravlje, posebno ako je stolica koju koristite neudobna i neodgovarajuća. Idealno rešenje je da osigurate dobro držanje svog tela i obezbedite udobnost kako bi nesmetano radili. Da biste se savršeno prilagodili, potrebna vam je kancelarijska stolica koja vam omogućava da podesite visinu sedišta, nagib i visinu i širinu naslona. Svakako ne zaboravite da povremeno napravite kratke pauze i razmrdate se. Prijaće vam.

Korišćenje savremene tehnologije može da pomogne

Brojeve telefona i kontakte čuvajte na svojim računarima ili telefonima kako bi sprečili gomilanje papirića. Možete ih kombinovati sa online kalendarima, to-do listama, imenicima i sl. Dobijaćete i obaveštenja u vidu podsetnika o sastancima, radnim zadacima i obavezama koje ste prethodno isplanirali. Sve u cilju da sačuvate svaki bitni detalj i pronađete odgovarajući sistem za to. Možda će vam trebati neko vreme da se malo uhodate, ali trud se na kraju isplati. Ako na kraju krajeva, uvek možete koristiti stari dobri rokovnik.

Sitnice koje znače

Boravak u radnom prostoru treba da vas čini opuštenim. Tome doprinose i kolege sa kojima delite kancelariju, a ako radnu atmosferu dodatno začinite nekom dobrom radio stanicom rezultati neće izostati. Prozore možete ukrasiti venecijanerima, roletnama ili zavesama kako biste mogli da dozirate prodor dnevne svetlosti u sam prostor. Okačite inspirativnu sliku, sertifikat ili zahvalnicu na neki od zidova kancelarije. Na taj način ćete imati više elana kada vam je najteže. Redovno provetravajte svoj radni prostor i dišite punim plućima kiseonik koji nas okružuje. Za još lepši ambijent glavni "krivac" može da bude i neka od biljaka u saksiji. Svakako će da osveži prostor i učini ga življim.