Poslovni sekretar

Naziv organizacione celine Uprava: Samostalni saradnik

Kome hijerarhijski odgovara: Direktoru
Vrsta angažovanja: Puno radno vreme - 40 sati nedeljno
Mesto (adresa) rada: Centrala Beograd, Milana Rešetara 9a
Radno vreme: Fiksno radno vreme

OPIS RADNOG MESTA

Svrha radnog mesta:

• Asistencija direktorima, obezbeđivanje prijema klijenata i saradnika i eksterne poslovne komunikacije
• Reference: HWfEe_pAf4XRCinCQtjjyJB-z_BIea0IZyLUK3nNGdVHGz85NgNnS8eIVQv5yXDw

Cilјevi radnog mesta:

• Asistencija direktorima na poslovima za kojima se ukaže potreba
• Prijem i zavođenje* ulazne pošte
• Obavljanje korespondencije za direktora
• Organizacija sastanaka i prijem klijenata i saradnika
• Obavljanje poslova vezanih za dostavljanje potrošnog materijala radnjama
• Podrška direktorima u aktivnostima koji su vezani za prodaji
• Obavljanje ostalih administrativnih poslova za kojima se ukaže potreba

Opis aktivnosti i zaduženja:

• Organizacija vremena potrebnog za obavljanje svih aktivnosti / Podela zadataka na hitne i bitne
• Zakazivanje i organizacija poslovnih sastanaka
• Prijem klijenata i saradnika na sastancima
• Pisanje poslovnih pisama
• Javljanje na telefonske pozive
• Distribucija interne i eksterne pošte
• Priprema i zavođenje ugovora kompanije. Vođenje (elektronske) arhive
• Zavođenje sve pristigle pošte
• Vođenje potrebnih evidencija
• Vođenje evidencije vezane za vozni park i sastavljanje mesečnog izveštaja
• Primanje zahteva od radnji vezanih da potrošni materijal
• Obezbeđivanje svog potrebnog materijala i slanje radnjama kroz redovne pošiljke
• Sastavljanje mesečnog izveštaja vezanog za korišćenje potrošnog materijala po radnjama
• Podrška direktorima u aktivnostima koji su vezani za prodaji
• Obavljanje ostalih administrativnih poslova za kojima se ukaže potreba
• Kontrola rada pomoćnog radnika zaduženog za higijenu
• Reklamacije i vođenje evidencije
• Vođenje evidencije o porezima za ličnu imovinu vlasnika

Komunicira sa:

• Direktorom
• Direktorima administracije, maloprodaje i veleprodaje
• Dobavljačima i kurirskim službama
• Klijentima i eksternim saradnicima
• Sa osobom zaduženom za komunikaciju sa radnjama

Pravilnici/procedure koje mora da poznaje:

• Pravilnici vezani za administrativne poslove
• Pravila zavođenje dokumentacije i pošte

Odgovornosti:

• Za ažurnost u radu
• Za završavanje svih (bitnih) zadatih poslova u zadatim rokovima
• Za poznavanje svih važnih procesa u okviru firme
• Poverljivosti podataka sa kojima dolazi u kontakt
• Preciznost evidencija iz svoje nadležnosti
• Tačnost i ispravnost prenetih informacija i podataka
• Odnos prema spoljnim saradnicima i klijentima
• Vođenje ažurne dokumentacije i delovodne knjige*

Ovlašćenja:

• Za primanje i odgovor na zahteve vezane za potrošni materijal
• Za pristup korespondenciji direktora za koju je zadužena
• Za prijem pošte 

USLOVI – KOMPETENCIJE

Obrazovanje

Formalno obrazovanje:

• Najmanje SSS

Radno iskustvo:

• Najmanje 1 godine rada na poslovima poslovne administracije, organizacije ili vođenja kancelarije

Veštine (sposobnosti)

Poznavanje rada na računaru:

• Viši nivo – Operativno korišćenje računara na dnevnom nivou
• MS Word na srednjem nivou, što uključuje formatiranje teksta, korišćenje osnovnih funkcija i tabela. Excel na nivou popunjavanja već postojećih tabela

Poznavanje jezika:

• Srpski - Odlično poznavanje sportske terminologije i terminologije proizvođača sportske opreme
• Engleski – Aktivno znanje. Najmanje nivo B2, potreban za komunikaciju sa inostranstvom

Ostale veštine i sposobnosti:

• Lojalnost firmi i zaštita tajnosti podataka
• Poslovna komunikacija i korespondencija
• Organizacione veštine na visokom nivou
• Sposobnost organizacije vremena
• Sposobnost određivanja prioriteta
• Profesionalizam (Zrelo i profesionalno ponašanje. Odnosi se profesionalno, ljubazno i ne unosi emocije u odnose)
• Komunikativnost