Administrative Procurement Specialist

This position is a comprehensive development role within the Administration Department. In the early stage, the role will mainly focus on procurement support, while gradually participating in administrative operations.

Through job rotation and project practice, the company aims to develop versatile talents with procurement execution, communication and coordination, data organization, and comprehensive operational capabilities.

Job Responsibilities:

1. Procurement-related Work-Approximately 50%
1. Assist in daily procurement work, including inquiry, price comparison, supplier communication, and procurement process follow-up;
2. Assist in maintaining supplier information, quotation records, and procurement ledgers;
3. Follow up on purchase order execution, delivery, reconciliation, and coordination of abnormal issues;
4. Support procurement cost analysis and market price research;
5. Assist in organizing and archiving procurement contracts, payment documents, and related files;
6. Support the handling of supplier service quality, delivery progress, and on-site issues;
7. Support procurement process optimization and compliance management requirements.
2. Administrative Operations-related Work-Approximately 50%
1. Assist in daily administrative operations, including support for dormitories, vehicles, canteen, cleaning, and other related matters;
2. Participate in the coordination of employee activities and administrative service projects;
3. Assist in administrative data statistics, ledger maintenance, and expense management;
4. Assist in cross-department communication and on-site issue coordination;
5. Support the implementation of administrative projects, process improvement, and service optimization;
6. Complete other comprehensive tasks assigned by superiors.

Job Requirements:

1. College degree or above; majors in procurement, supply chain, administrative management, business administration, English, or related fields are preferred;
2. English can be used as a working language, with the ability to handle basic email communication, meeting communication, and work reporting;
3. Good communication and coordination skills, execution ability, and service awareness;
4. Proficient in common office software such as Excel, Word, and PowerPoint;
5. Experience in procurement, administration, supplier communication, or related internship/work experience is preferred.

Ova pozicija predstavlja razvojnu poziciju u okviru administrativnog sektora. U početnoj fazi, fokus će biti uglavnom na podršci u nabavci, uz postepeno uključivanje u poslove administrativnog poslovanja.

Kroz rotaciju na različitim poslovima i učešće u projektima, kompanija ima za cilj da razvije svestrane zaposlene sa sposobnostima u oblasti nabavke, komunikacije i koordinacije, obrade podataka i sveobuhvatnog operativnog rada.

Opis poslova i odgovornosti

1. Poslovi vezani za nabavku-Oko 50%
1. Pružanje podrške u svakodnevnim poslovima nabavke, uključujući slanje upita, poređenje cena, komunikaciju sa dobavljačima i praćenje procesa nabavke;
2. Pomoć u održavanju podataka o dobavljačima, evidencije ponuda i evidencije nabavke;
3. Praćenje realizacije narudžbenica, isporuke, usaglašavanja i koordinacija u slučaju odstupanja ili problema;
4. Podrška u analizi troškova nabavke i istraživanju tržišnih cena;
5. Pomoć u organizaciji i arhiviranju ugovora o nabavci, dokumentacije za plaćanje i druge povezane dokumentacije;
6. Podrška u rešavanju pitanja vezanih za kvalitet usluge dobavljača, rokove isporuke i probleme na terenu;
7. Podrška u optimizaciji procesa nabavke i ispunjavanju zahteva usklađenosti.
2. Poslovi vezani za administrativno poslovanje-Oko 50%
1. Pružanje podrške u svakodnevnim administrativnim poslovima, uključujući smeštaj, vozila, kantinu, čišćenje i druge povezane aktivnosti;
2. Učešće u koordinaciji aktivnosti za zaposlene i projekata administrativnih usluga;
3. Pomoć u statističkoj obradi administrativnih podataka, vođenju evidencija i upravljanju troškovima;
4. Pomoć u međusektorskoj komunikaciji i koordinaciji rešavanja problema na terenu;
5. Podrška u realizaciji administrativnih projekata, unapređenju procesa i optimizaciji usluga;
6. Obavljanje drugih opštih poslova po nalogu nadređenih.

Uslovi za poziciju

1. Viša škola ili viši nivo obrazovanja; prednost imaju kandidati iz oblasti nabavke, lanca snabdevanja, administrativnog menadžmenta, poslovne administracije, engleskog jezika ili srodnih oblasti;
2. Engleski jezik se može koristiti kao radni jezik, uz sposobnost osnovne komunikacije putem mejla, na sastancima i u poslovnom izveštavanju;
3. Dobre komunikacione i koordinacione veštine, sposobnost efikasnog izvršavanja zadataka i razvijena svest o pružanju usluga;
4. Dobro poznavanje rada u uobičajenim kancelarijskim programima, kao što su Excel, Word i PowerPoint;
5. Prednost imaju kandidati sa iskustvom u nabavci, administraciji, komunikaciji sa dobavljačima ili relevantnim praksama/radnim iskustvom.