Administrativni referent

Ugostiteljska grupacija sa više restorana, event prostora i drugih ugostiteljskih objekata jača centralnu administrativnu podršku. Tražimo organizovanu, pouzdanu i diskretnu osobu koja će obezbediti da dokumentacija, rokovi, evidencije i svakodnevna koordinacija centralnih funkcija i lokala budu uredni i pravovremeni.

Uloga obuhvata opštu poslovnu administraciju Grupacije, praktičnu podršku centralnim funkcijama i lokalima, kao i deo HR administracije u saradnji sa HR Managerom.

Šta ćete raditi

Poslovna administracija Grupacije

• Voditi evidenciju ulazne i izlazne dokumentacije, poslovne korespondencije, ugovora, odluka, zapisnika i drugih internih akata.
• Prikupljati, proveravati formalnu potpunost, razvrstavati i arhivirati dokumentaciju koja dolazi iz lokala i centralnih funkcija.
• Pripremati dopise, potvrde, tabele, izveštaje, zapisnike i prezentacije na osnovu odobrenih obrazaca i dobijenih podataka.
• Organizovati sastanke, voditi kalendar obaveza, beležiti dogovorene zadatke i pratiti rokove za njihovo izvršenje.
• Održavati urednu strukturu elektronskih i fizičkih arhiva, pravila imenovanja dokumenata i kontrolu aktuelnih verzija.
• Pružati administrativnu podršku Direktoru Grupe, HR-u, Finansijama, Nabavci, Prodaji i marketingu i rukovodiocima lokala, prema utvrđenim prioritetima.
• Komunicirati sa dobavljačima, partnerima i drugim spoljnim saradnicima u okviru jasno dobijenih ovlašćenja.
• Reference: 4xp1BHbUtO4dNR10FzB8GfPSyUot_wZ5jKz8_e0HE89xL6Wzs18hcuOqDDGYCfBT

Administrativna podrška centralnim funkcijama

• U okviru HR administracije pomagati u vođenju personalnih dosijea i kadrovskih evidencija i pripremi ugovora, aneksa, rešenja, potvrda i drugih dokumenata prema odobrenim obrascima.
• Prikupljati evidencije prisustva, odsustava, godišnjih odmora, bolovanja i prekovremenog rada i pripremati podatke za kontrolu HR Managera i obračunske službe.
• Pratiti administrativne rokove u vezi sa ugovorima, probnim radom, obukama, lekarskim i sanitarnim pregledima i drugom obaveznom dokumentacijom.
• Pružati administrativnu podršku pri zapošljavanju, zakazivanju razgovora, komunikaciji sa kandidatima i uvođenju novih zaposlenih u posao.

Podrška lokalima i kontrola rokova

• Redovno kontaktirati odgovorna lica u lokalima radi prikupljanja nedostajućih podataka i dokumentacije.
• Voditi registre otvorenih obaveza i blagovremeno ukazivati na nedostajuću dokumentaciju, kašnjenja i administrativne rizike.
• Po potrebi odlaziti u lokale radi preuzimanja, pregleda i uređenja dokumentacije i praktične podrške rukovodiocima.
• Čuvati poverljivost poslovnih i ličnih podataka i svako uočeno odstupanje prijaviti neposrednom rukovodiocu.

Šta očekujemo

• Najmanje dve godine iskustva na poslovima poslovne administracije, kancelarijskog poslovanja, kadrovske administracije ili sličnoj ulozi.
• Najmanje srednju stručnu spremu; viša ili visoka stručna sprema ekonomskog, pravnog ili organizacionog usmerenja predstavlja prednost.
• Siguran rad u programima Word, Excel i Outlook i dobro snalaženje u elektronskim arhivama i deljenim dokumentima.
• Sposobnost praćenja većeg broja zadataka, dokumenata i rokova bez gubitka tačnosti.
• Izraženu urednost, pouzdanost, diskreciju i odgovoran odnos prema poverljivim podacima.
• Jasnu i profesionalnu komunikaciju sa zaposlenima, rukovodiocima, kandidatima i spoljnim saradnicima.
• Odlično znanje srpskog jezika; radno znanje engleskog jezika predstavlja prednost.
• Spremnost na povremene posete lokacijama Grupacije u Beogradu.

Prednost imaju kandidati sa iskustvom u ugostiteljstvu, hotelijerstvu, maloprodaji ili drugom sistemu sa više lokacija i smenskim radom.

Šta nudimo

• Stabilno zaposlenje u Grupaciji koja razvija profesionalne centralne funkcije i jedinstvene administrativne standarde.
• Jasno definisane zadatke, procedure i prioritete, uz neposrednu podršku rukovodstva Grupe i centralnih funkcija.
• Mogućnost da upoznate različite poslovne funkcije i razvijate se u oblasti poslovne administracije.
• Potrebnu opremu, obuku i podršku za rad.
• Orijentacioni neto raspon od 110.000 do 140.000 RSD mesečno; konačna ponuda zavisi od iskustva, znanja i potvrđenog obima odgovornosti.

Prijava

Pošaljite CV i u naslovu prijave navedite naziv pozicije.

Samo kandidati odabrani za naredni krug biće kontaktirani. Podaci kandidata obrađuju se isključivo za potrebe selekcije, u skladu sa važećim pravilima zaštite podataka.