Koordinator/-ka operativne logistike i administracije

Arkadia je jedna od vodećih kompanija u Srbiji i regionu u oblasti organizacije i dekoracije događaja. Naš rad obuhvata organizaciju venčanja, dekoraciju venčanja, cvetni dizajn, destinacijska venčanja, korporativne događaje, rođendane, iznajmljivanje opreme, kao i edukacije za buduće organizatore venčanja i floriste.

Tokom skoro dve decenije rada izgradili smo prepoznatljiv stil, visok nivo profesionalnosti i poverenje klijenata iz zemlje i inostranstva. Naš posao nije samo da događaj izgleda lepo. Iza svakog uspešnog događaja stoje precizna priprema, dobra logistika, odgovoran tim, jasna komunikacija, proverena oprema, poštovanje rokova i sposobnost da se nepredviđene situacije reše mirno i profesionalno.

Zbog širenja obima posla i potrebe da dodatno ojačamo operativni sistem, tražimo osobu za poziciju:

Koordinator/-ka operativne logistike i administracije

Tražimo odgovornu, organizovanu, metodičnu i proaktivnu osobu koja će koordinisati rad terenskog tima, voditi operativnu administraciju, pratiti rasporede, ljude, rokove, opremu, evidencije i sezonske saradnike, i doprineti tome da realizacija događaja bude jasna, tačna, pouzdana i profesionalna.

Ova pozicija je kombinacija koordinacije ljudi, administrativnog praćenja i operativne logistike. Namenjena je osobi koja ume da planira, prati detalje, komunicira jasno, reaguje smireno u promenljivim okolnostima i preuzima odgovornost za to da posao bude urađen na vreme i u skladu sa dogovorom.

Ovo nije pozicija za osobu koja traži isključivo kancelarijski posao, fiksno radno vreme ili rad bez dinamike. Posao zahteva fleksibilnost, preciznost, samostalnost, dobru organizaciju, praktičnost, inicijativu i spremnost da se radi u ritmu event industrije, uključujući rad vikendom i u periodima povećanog obima posla.

Kome osoba odgovara

Osoba na ovoj poziciji odgovara direktoru/ki firme i šefu logistike.

Svi navedeni poslovi sprovode se u dogovoru sa direktorom/kom firme i šefom logistike, uz očekivanje da koordinator/ka samostalno prati dogovorene zadatke, blagovremeno izveštava o statusu, ukazuje na probleme i predlaže praktična rešenja.

Glavna odgovornost pozicije

Koordinator/-ka operativne logistike i administracije odgovoran/na je za koordinaciju terenskog tima, organizaciju rasporeda, praćenje izvršenja zadataka, administrativno vođenje evidencija, angažovanje sezonskih saradnika i dobar protok informacija između menadžmenta, logistike, terena, magacina i ostalih članova tima.

Osoba na ovoj poziciji treba da obezbedi da svi uključeni u realizaciju događaja znaju šta rade, kada rade, gde idu, šta nose, kome odgovaraju, koji su prioriteti i šta mora biti završeno pre, tokom i nakon događaja.

Ključni zadaci i odgovornosti

1. Koordinacija terenskog tima

• Koordinacija rada terenskog tima i sezonskih saradnika, u skladu sa potrebama događaja.
• Organizacija rasporeda ljudi po događajima, lokacijama, danima i smenama.
• Raspodela zadataka članovima tima u skladu sa prioritetima, rokovima i obimom posla.
• Davanje jasnih instrukcija terenskom timu pre, tokom i nakon realizacije događaja.
• Praćenje izvršenja zadataka i provera da li je posao urađen u skladu sa dogovorom.
• Koordinacija članova terenskog tima i sezonskih saradnika, u zavisnosti od obima događaja.
• Pravovremeno obaveštavanje šefa logistike i direktorice o kašnjenjima, problemima, nejasnoćama ili odstupanjima od plana.
• Podrška u organizaciji rada tako da tim zna šta je prioritet, ko je za šta odgovoran i šta mora biti završeno na vreme.
• Praćenje ponašanja, pouzdanosti i kvaliteta rada članova terenskog tima.
• Predlaganje unapređenja u načinu raspodele ljudi, zadataka i odgovornosti.
• Reference: EohbHsjnm7V3FptXDAFdO_W14_pDWTLvO_YfFry3FvKCkF9vWWkoYP1wOMMMuZRG

2. Organizacija sezonaca i baze saradnika

• Objavljivanje oglasa za sezonske i povremene saradnike, u skladu sa potrebama posla.
• Kontaktiranje kandidata i obavljanje kratkih inicijalnih telefonskih razgovora.
• Organizacija probnog rada za potencijalne sezonske saradnike.
• Vođenje evidencije baze sezonaca i povremenih saradnika.
• Pozivanje ljudi po događajima, u skladu sa rasporedom, potrebama i prethodnim učinkom.
• Praćenje ko se pokazao pouzdano, odgovorno i profesionalno, a ko nije za dalje angažovanje.
• Ažuriranje baze saradnika nakon događaja i beleženje relevantnih informacija.
• Predlaganje ljudi za ponovno angažovanje na osnovu tačnosti, odgovornosti, odnosa prema poslu i kvaliteta rada.
• Briga o tome da firma u sezoni ima dostupnu, proverenu i organizovanu bazu saradnika.

3. Operativna logistika događaja

• Praćenje pripreme događaja iz ugla ljudi, opreme, vozila, rokova i rasporeda.
• Pregled radnih naloga i procena potrebnog broja ljudi za realizaciju.
• Priprema dnevnih i nedeljnih rasporeda logistike.
• Koordinacija sa magacinom, dekoraterima, cvećarima, organizatorima, majstorima i eksternim dobavljačima.
• Praćenje da li su oprema, alat i materijal spremni, provereni i dostupni za realizaciju događaja.
• Provera da li su svi važni detalji iskomunicirani na vreme.
• Praćenje realizacije montaža i demontaža kroz koordinaciju sa terenskim timom.
• Reagovanje u slučaju promena plana, kašnjenja, nedostatka ljudi, nejasnoća na lokaciji ili drugih operativnih problema.
• Pravovremeno obaveštavanje nadređenih o rizicima koji mogu uticati na realizaciju događaja.
• Predlaganje praktičnih rešenja kada dođe do zastoja ili neplanirane situacije.

4. Administracija, evidencije i praćenje procesa

• Vođenje i ažuriranje evidencija vezanih za ljude, radne sate, dnevnice, troškove i zadatke.
• Praćenje dnevnika rada terenskog tima i logistike.
• Unos podataka u tabele i interne evidencije.
• Praćenje tačnosti podataka u radnim nalozima, tabelama i izveštajima.
• Evidencija angažovanja sezonaca i povremenih saradnika.
• Priprema pregleda radnih sati i dnevnica za prethodnu nedelju.
• Provera da li su troškovi pravilno evidentirani.
• Praćenje otvorenih zadataka i rokova bez potrebe za stalnim podsećanjem.
• Priprema kratkih operativnih izveštaja za direktora/ku i šefa logistike.
• Organizacija i čuvanje relevantne dokumentacije, evidencija i internih spiskova.
• Korišćenje Excela, tabela i internih softvera potrebnih za rad.

5. Komunikacija i protok informacija

• Obezbeđivanje jasne, tačne i pravovremene komunikacije između menadžmenta, šefa logistike, terenskog tima, magacina i drugih članova tima.
• Prenošenje dogovorenih informacija bez odlaganja i bez gubljenja važnih detalja.
• Redovno usaglašavanje sa direktorom/kom i šefom logistike o prioritetima, rasporedu i otvorenim pitanjima.
• Jasno komuniciranje zadataka terenskom timu i provera da li su instrukcije razumeli.
• Upozoravanje na propuste, rizike i ponavljajuće probleme u procesu.
• Komunikacija sa eksternim saradnicima i dobavljačima po potrebi.
• Profesionalna komunikacija u situacijama pritiska, promene plana ili nepredviđenih okolnosti.

6. Praćenje kvaliteta i unapređenje procesa

• Praćenje da li se zadaci izvršavaju u skladu sa standardima firme.
• Prepoznavanje propusta u organizaciji rada, komunikaciji, evidencijama ili raspodeli ljudi.
• Predlaganje konkretnih poboljšanja u procesu rada.
• Analiza najčešćih problema nakon događaja i predlaganje načina da se oni ubuduće spreče.
• Podrška stvaranju jasnijeg, efikasnijeg i pouzdanijeg sistema rada.
• Razvijanje odgovornosti, tačnosti i profesionalnog odnosa u terenskom timu.
• Podrška novim članovima tima u razumevanju načina rada, pravila i očekivanja.

Profil osobe koju tražimo

Tražimo osobu koja je:

• odgovorna i pouzdana
• organizovana i metodična
• precizna i pažljiva prema detaljima
• proaktivna i samostalna u radu
• komunikativna i jasna u davanju instrukcija
• stabilna pod pritiskom
• praktična i snalažljiva u rešavanju problema
• sposobna da prati više procesa istovremeno
• dobra u radu sa ljudima
• spremna da preuzme odgovornost za rokove, zadatke i izvršenje
• fleksibilna i spremna na promenljiv tempo rada
• sposobna da radi u dinamičnom okruženju
• spremna da uči, prilagođava se i unapređuje procese
• osoba koja ne čeka stalne instrukcije, već ume da vidi šta treba da se uradi

Posebno nam je važno da osoba razume da ova pozicija ima ključnu ulogu u kvalitetnoj realizaciji događaja. Koordinator/-ka operativne logistike i administracije mora da misli unapred, proverava detalje, prati ljude, rokove, evidencije i komunikaciju, i da na vreme prepozna šta može da krene pogrešno.

Uslovi

• Završeno visoko obrazovanje; oblast studija nije presudna.
• Minimum 3 godina radnog iskustva na sličnim poslovima.
• Iskustvo u koordinaciji ljudi, operativnih procesa, logistike, administracije ili organizacije događaja.
• Dobro poznavanje rada u Excelu, tabelama i osnovnim digitalnim alatima.
• Sposobnost vođenja evidencija, praćenja rokova i rada sa većim brojem detalja.
• Spremnost na fleksibilno radno vreme u skladu sa sezonom, obimom posla i rasporedom događaja.
• Spremnost na rad vikendom, jer se veliki broj događaja, venčanja i proslava realizuje vikendom.
• Spremnost na kombinaciju kancelarijskog, administrativnog, koordinatorskog i povremenog terenskog rada.
• Vozačka dozvola B kategorije je prednost.
• Iskustvo u event industriji je prednost.
• Prednost imaju kandidati/kandidatkinje sa iskustvom u logistici, administraciji, HoReCa sektoru, hotelijerstvu, produkciji, transportu, magacinskom poslovanju, organizaciji smena, koordinaciji timova ili sličnim operativnim poslovima.
• Prednost imaju kandidati/kandidatkinje sa znanjem engleskog jezika. 

Ovo je prava pozicija za Vas ako:

• volite dinamičan posao i ne odgovara Vam monoton rad
• umete da organizujete ljude, zadatke i rokove
• primećujete detalje i razmišljate unapred
• ne čekate da Vas neko stalno podseća šta treba da se uradi
• imate osećaj odgovornosti prema timu, klijentu i krajnjem rezultatu
• dobro funkcionišete kada se planovi promene
• umete da ostanete smireni kada nastane problem
• volite da stvari budu uredne, jasne, spremne i proverene
• razumete da dobar događaj zavisi od dobre pripreme, logistike i koordinacije
• umete da komunicirate jasno i direktno, ali profesionalno
• imate strpljenje za evidencije, tabele, rasporede i detalje
• ne plaši Vas odgovornost za koordinaciju većeg broja ljudi
• važno Vam je da proces funkcioniše, a ne samo da se zadatak formalno završi

Ovo nije prava pozicija za Vas ako:

• tražite isključivo kancelarijski posao
• očekujete uvek fiksno radno vreme
• ne želite da radite vikendom
• ne prijaju Vam dinamika, pritisak i promene u poslednjem trenutku
• ne volite odgovornost za ljude, rokove i detalje
• čekate da Vas drugi stalno podsećaju na zadatke
• teško funkcionišete u timu
• ne volite organizaciju, evidencije i praćenje procesa
• ne prijaju Vam situacije u kojima treba brzo doneti praktično rešenje
• teško komunicirate sa različitim tipovima ljudi
• gubite fokus kada istovremeno treba pratiti više zadataka
• ne volite da proveravate da li je posao zaista urađen

Šta očekujemo od osobe na ovoj poziciji

Očekujemo osobu koja će preuzeti operativnu odgovornost za koordinaciju ljudi, rasporeda, zadataka, evidencija i logističkih procesa, i koja će svojim radom doprineti tome da priprema i realizacija događaja budu jasnije, efikasnije i pouzdanije.

Potrebna nam je osoba koja ne vidi ovu poziciju samo kao izvršavanje zadataka, već kao važnu ulogu u organizaciji događaja - ulogu koja zahteva odgovornost, inicijativu, dobru komunikaciju, sposobnost planiranja i spremnost da se problemi rešavaju na vreme. Očekujemo osobu koja ume da poveže ljude, informacije i rokove. Nekoga ko razume da, ako ljudi nisu dobro raspoređeni, informacija nije preneta, evidencija nije tačna ili detalj nije proveren, posledice se vide odmah na događaju.

Šta nudimo

• Rad u jednoj od najprepoznatljivijih kompanija u oblasti organizacije i dekoracije događaja.
• Dinamično radno okruženje u kojem nijedan dan nije isti.
• Učešće u pripremi i realizaciji lepih, važnih i kompleksnih događaja.
• Priliku da budete deo tima koji iza sebe ima ozbiljno iskustvo, sistem i reputaciju.
• Mogućnost da svojim radom direktno doprinesete boljoj organizaciji, jasnijim procesima i kvalitetnijoj realizaciji događaja.
• Radno okruženje u kojem se cene odgovornost, preciznost, inicijativa, timski duh i sposobnost rešavanja problema.

Način prijave

Uz prijavu je potrebno poslati:

• CV
• kratko motivaciono pismo

Motivaciono pismo je obavezno.

Ne očekujemo formalno, generičko pismo. Važnije nam je da čujemo Vaše iskreno razmišljanje: zašto Vas ova pozicija zanima, šta iz Vašeg dosadašnjeg iskustva može biti korisno za ovaj posao i kako se snalazite u situacijama kada istovremeno treba koordinisati ljude, rokove, detalje i promene u planu.

Molimo Vas da pismo napišete svojim rečima, konkretno i lično. Prijave sa opštim, šablonskim ili generički napisanim motivacionim pismima neće imati prednost u selekciji.

Kandidati/kandidatkinje koji uđu u uži izbor biće pozvani na razgovor.