Management Secretary

Überblick:

Wir sind IPN d.o.o., ein Unternehmen mit Sitz in Belgrad. In Zusammenarbeit mit unseren Schweizer Partnern betreuen wir ein vielfältiges Portfolio an Projekten aus unterschiedlichen Branchen, darunter AutoScout24.ch, FinanceScout24.ch, ImmoScout24.ch, Homegate.ch, Flatfox.ch, Casasoft.ch und Ricardo.ch.

Im Zuge unseres weiteren Wachstums möchten wir unser Team verstärken und suchen eine engagierte Management Secretary, die unsere Geschäftsleitung in administrativen und organisatorischen Aufgaben unterstützt und zu einem reibungslosen Tagesgeschäft beiträgt.

Position:

Management Secretary

Berichtslinie:

Managing Director / CEO

Positionsbeschreibung

Die Management Secretary unterstützt den Managing Director sowie das Management-Team in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen. Die Position stellt einen effizienten Büroalltag sicher, koordiniert Termine, verwaltet Dokumente und fördert eine professionelle Kommunikation innerhalb des Unternehmens.

Hauptaufgaben:

Administrative Unterstützung

• Verwaltung von Kalendern, Terminen und Besprechungen
• Organisation von Geschäftsreisen, Unterkünften und Reiseplänen
• Erstellung von Korrespondenz, Berichten, Präsentationen und Sitzungsunterlagen
• Verfassen und Korrekturlesen von Briefen, E-Mails und offiziellen Dokumenten
• Organisation und Pflege von Ablagesystemen sowie vertraulichen Unterlagen
• Reference: YgDxc7dfj1yyKv99XRVFUd8o-pHt7xM2oe4LVQZTMtF4T_JLAsLfSFjZBRjs79Mj

Koordination von Meeting

• Planung und Koordination interner und externer Meetings
• Vorbereitung von Agenden und Besprechungsunterlagen
• Protokollführung sowie Nachverfolgung von Aufgaben und Beschlüssen
• Überwachung von Fristen und offenen Aufgaben

Kommunikation

• Erste Ansprechperson für interne und externe Ansprechpartner
• Bearbeitung eingehender Telefonate, E-Mails und Korrespondenz
• Professionelle Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern
• Koordination der Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen

Office Management

• Verwaltung von Büromaterialien und administrativen Ressourcen
• Koordination von Kurierdiensten, Lieferungen und allgemeinen Büroabläufen
• Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Dokumentenverwaltung und Archivierung

Unterstützung der Geschäftsleitung

• Unterstützung des Managing Directors bei den täglichen administrativen Aufgaben
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen
• Erstellung von Berichten, Präsentationen und Geschäftsdokumenten
• Mitarbeit bei Sonderprojekten und Unternehmensinitiativen

Qualifikationen:

• Abgeschlossenes Bachelor- oder Masterstudium bzw. eine vergleichbare Ausbildung im Bereich Betriebswirtschaft oder einem verwandten Fachgebiet
• Mindestens 2–3 Jahre Berufserfahrung in einer administrativen oder Assistenzfunktion
• Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten
• Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Hohe Genauigkeit sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu priorisieren

Fachliche und sprachliche Kenntnisse

• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse (Schweizerdeutsch von Vorteil)
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Erfahrung mit Google Workspace
• Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen

Wir bieten:

• Ein stabiles und professionelles Arbeitsumfeld
• Eine enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
• Ein Arbeitspensum zwischen 50 % und 100 %