Office Manager - Fixed Term

Novi Sad – rad iz kancelarije
Radni odnos na određeno vreme
Važeća vozačka dozvola B kategorije – obavezan uslov
Prethodno iskustvo u administraciji i radu u programu Microsoft Excel

O kompaniji Fiscal Solutions

Fiscal Solutions je međunarodna IT kompanija specijalizovana za cloud softverska rešenja i konsultantske usluge u oblasti fiskalizacije, prisutna u više od 50 zemalja.

Sarađujemo sa globalnim brendovima kao što su Prada, Hugo Boss, Deichmann, Metro Cash & Carry, JYSK i IKEA, kao i sa POS softverskim kompanijama širom sveta.

Naš tim čine kolege iz sektora razvoja softvera, prodaje, pravnih poslova, marketinga, korisničke podrške, ljudskih resursa, administracije i drugih oblasti poslovanja.

Tražimo organizovanu, pouzdanu i proaktivnu osobu za poziciju Office Manager-a, koja će se pridružiti našem timu u Novom Sadu na određeno vreme.

Ova pozicija podrazumeva rad iz naše kancelarije u Novom Sadu. Važeća vozačka dozvola B kategorije predstavlja obavezan uslov.

Šta podrazumeva ova pozicija?

Kao Office Manager, bićete odgovorni za to da svakodnevni kancelarijski i administrativni procesi budu organizovani, tačni i realizovani na vreme.

Pozicija obuhvata organizaciju kancelarije, administrativnu koordinaciju, komunikaciju sa dobavljačima i eksternim partnerima, administraciju službenih vozila, upravljanje dokumentacijom i podršku u organizaciji internih aktivnosti.

Samostalno ćete obavljati redovne zadatke, uz koordinaciju sa sektorima ljudskih resursa, finansija, pravnih poslova, terenskih poslova i drugim timovima kada proces uključuje više sektora.

Vaše odgovornosti obuhvataće:

• Organizaciju svakodnevnog funkcionisanja kancelarije i brigu o tome da kancelarijski prostor bude uredan, funkcionalan i adekvatno opremljen.
• Doček gostiju i podršku u organizaciji sastanaka, intervjua i internih aktivnosti.
• Naručivanje kancelarijskog materijala, opreme i drugih potrepština, kao i praćenje zaliha.
• Vođenje precizne evidencije opreme dodeljene zaposlenima.
• Prijem, slanje i evidenciju pošte, paketa, dostava i kurirskih pošiljki.
• Komunikaciju sa dobavljačima, servisima, agencijama i drugim eksternim partnerima.
• Prikupljanje i poređenje ponuda, kao i podršku pri izboru odgovarajućih dobavljača i usluga.
• Praćenje administrativnih rokova, otvorenih zahteva i dogovorenih aktivnosti.
• Pripremu i vođenje administrativne dokumentacije, evidencija i arhive.
• Izradu i ažuriranje Excel tabela, evidencija, izveštaja i drugih internih dokumenata.
• Praćenje administrativnih troškova, računa i prateće dokumentacije u saradnji sa sektorom finansija.
• Podršku u organizaciji službenih putovanja, kompanijskih događaja i internih aktivnosti.
• Pripremu i koordinaciju uvozno-izvozne dokumentacije.
• Administraciju službenih vozila, uključujući registracije, osiguranje, redovne servise, popravke i prateću dokumentaciju.
• Vođenje precizne evidencije i praćenje rokova za registracije, polise osiguranja, servise i druge obaveze u vezi sa službenim vozilima.
• Pripremu dokumentacije, opreme i materijala za nove zaposlene.
• Administrativnu podršku tokom procesa uvođenja novih zaposlenih i prestanka radnog odnosa.
• Podršku u organizaciji anketa za zaposlene i drugih internih aktivnosti u saradnji sa HR sektorom.
• Povremene odlaske u banke, računovodstvene agencije, poreske institucije, kod dobavljača, servisera i drugih partnera.
• Prepoznavanje mogućnosti za unapređenje i pojednostavljivanje kancelarijskih i administrativnih procesa.
• Reference: BScA4BuFR47N_z9u-qEpzP3sQoaDvUh4q5AjOux0Kj73OQBczpAHE6jZBg3DmaLY

Koga tražimo?

• Imate prethodno iskustvo u kancelarijskoj administraciji, office management-u ili na sličnoj operativnoj poziciji.
• Imate praktično iskustvo u korišćenju programa Microsoft Excel za vođenje evidencija, organizovanje podataka, praćenje rokova i pripremu izveštaja.
• Sigurno koristite osnovne Excel funkcije, formule, filtere i strukturirane tabele.
• Dobro koristite Microsoft Word, Outlook i druge standardne poslovne alate.
• Dobro ste organizovani i obraćate pažnju na detalje.
• Možete istovremeno da pratite više zadataka i rokova.
• Profesionalno i jasno komunicirate sa zaposlenima, dobavljačima i eksternim partnerima.
• Odgovorni ste, pouzdani i dosledno završavate dogovorene zadatke.
• Možete da radite samostalno, ali i da prepoznate kada je potrebna koordinacija ili prethodno odobrenje.
• Proaktivni ste i prepoznajete šta treba uraditi pre nego što nastane problem.
• Razumete značaj poverljivosti i odgovornog postupanja sa podacima kompanije i zaposlenih.
• Imate važeću vozačku dozvolu B kategorije – ovo je obavezan uslov.
• Spremni ste da vozite kada je to potrebno radi obavljanja poslovnih aktivnosti.
• Srednje obrazovanje iz oblasti ekonomije, poslovne administracije ili srodne oblasti smatraće se prednošću.

Šta nudimo?

• Najmanje 21 dan godišnjeg odmora
• Dodatne dane godišnjeg odmora u zavisnosti od radnog staža u kompaniji, do ukupno 26 dana
• Privatno zdravstveno osiguranje za zaposlene
• Kompanijske događaje i interne aktivnosti
• Rad u međunarodnom IT okruženju

Prepoznajete se u ovom opisu?

Prijavite se. Voleli bismo da Vas upoznamo.