Administrativni koordinator - knjigovođa

Ukratko o poziciji

Tražimo pouzdanu i preciznu osobu koja drži administraciju pod kontrolom. Ovo je važna uloga koja nam “drži kuću” kroz dokumente, rokove, fakture, usklađivanja i osnovnu kadrovsku administraciju, uz direktnu podršku direktoru.

Glavne odgovornosti:

1) Finansijska administracija i SEF e-fakture

• Slanje i prijem e-faktura i avansa kroz SEF, praćenje statusa (prihvaćeno/odbijeno), preuzimanje i arhiviranje PDF/XML dokumentacije
• Vođenje internog knjigovodstva (izvodi, ulazne fakture), razvrstavanje troškova po mestima
• Priprema i slanje kompleta dokumenata eksternom knjigovodstvu (izvodi, fakture, nalozi, potvrde)
• Kratki dnevni i mesečni pregledi (otvorene stavke, dospelosti, promet) i kašflou izveštaj
• Evidencija ugovora, periodičnih troškova i obaveza, da ništa ne “prođe ispod radara”
• Reference: ea9-CxkwoFTtZDmEGsYIhFOSCLKMI9x7IV22XvBl6AiJkzTqlcWlNW1einL88uXb

2) Usklađivanja sa kupcima, dobavljačima i špedicijama

• Slanje izveštaja o otvorenim stavkama i prikupljanje potvrda stanja
• Razjašnjavanje razlika uz dokaze (fakture, izvodi, otpremnice, CMR) i prosleđivanje na korekcije nadležnima
• Komunikacija sa špedicijama oko prateće dokumentacije i potvrda o prijemu
• Vođenje urednog traga komunikacije i arhive

3) HR i opšta administracija

• Priprema podataka za obračun zarada (satnice/odsustva - karnet) i dostava knjigovodstvu u rokovima
• Vođenje osnovnih personalnih dosijea i ugovornih dokumenata uz diskreciju
• Administracija službenih putovanja (rezervacije, putni nalozi, evidencije, obračun po povratku)
• Centralna arhiva, protokol pošte i dopisa, praćenje uručenja

4) Nabavka kancelarijskog i opšteg materijala i usluga

• Konsolidacija zahteva i jednostavno poređenje ponuda (cena, rok, uslovi)
• Praćenje isporuka/usluga do prijema, evidencija ugovora i periodičnih nabavki

5) Administrativna podrška direktoru

• Priprema dopisa, zapisnika i kratkih pregleda po šablonu
• Organizacija sastanaka i putovanja, distribucija materijala učesnicima
• Osnovna koordinacija interne i eksterne korespondencije u zadatim okvirima

Šta očekujemo:

• Minimum srednja škola, poželjno ekonomskog smera, ali uz pravo iskustvo nije presudno; Iskustvo rada sa SEF-om je plus
• 3+ godine iskustva u finansijskoj ili opštoj administraciji
• Odlično snalaženje na računaru i u Office alatima
• Excel/Sheets: filteri, sortiranje, SUM/SUMIFS, COUNT/COUNTIFS, a odlično je ako poznajete i XLOOKUP ili INDEX+MATCH i pivot tabele
• Word/Docs: rad po šablonima, tabele, potpisi, priprema dokumenata
• Profil: preciznost, uredna arhiva, doslednost u praćenju otvorenih pitanja do zatvaranja, razumevanje tajnosti podataka
• Spremnost na blago pojačan tempo u pojedinim delovima meseca

Šta je važno da znate:

• Ovo nije uloga koja donosi poslovne odluke.
• Ne odlučujete o uslovima plaćanja, rabatima ili komercijalnim ustupcima.
• Vaš posao je da dokumentacija, rokovi i trag komunikacije budu čisti i proverljivi.