Administrativni radnik

OPIS POSLA – ADMINISTRATIVNI RADNIK (PROBNI RAD 4–6 MESECI)
Naziv funkcije:
Administrativni radnik (sa mogućnošću napredovanja)

Svrha pozicije:

Administrativna podrška tehničko-operativnim procesima: obrada kupčevih narudžbina, organizacija saradnje sa eksternim partnerima (kooperanti), praćenje statusa isporuka i obezbeđivanje da su svi potrebni delovi i informacije dostupni za nesmetan tok proizvodnje, u tesnoj saradnji sa direktorom i/ili tehničko-operativnim rukovodiocem.

Probni rad:

4–6 meseci (uz evaluaciju učinka i mogućnost prelaska na višu poziciju u skladu sa rezultatima i potrebama firme).

Položaj u organizaciji:

Administrativni radnik radi u saradnji sa direktorom i tehničko-operativnim rukovodiocem i odgovoran je za administrativno-operativni deo posla, u skladu sa internim pravilima, strategijom i odlukama rukovodstva.

Glavne odgovornosti (u saradnji sa direktorom / tehničko-operativnim rukovodiocem)

1) Obrada narudžbina i saradnja sa kooperantima (eksterni partneri)

• Obrada kupčevih narudžbina i organizacija saradnje sa kooperantima, kako bi svi potrebni delovi za proizvodnju bili obezbeđeni na vreme.
• Prijem i evidentiranje narudžbina (e-mail, telefon, PDF, EDI itd.).
• Provera da li uz narudžbinu postoji kompletna tehnička dokumentacija (crteži, specifikacije).
• Unos novih artikala i narudžbina u internu evidenciju sa odgovarajućim rokovima isporuke.
• Priprema specifikacija za eksternu obradu (savijanje, glodanje, plastifikacija itd.).
• Slanje upita kooperantima/dobavljačima i prikupljanje ponuda.
• Upoređivanje ponuda (cena, rok, uslovi) i priprema predloga za izbor dobavljača za rukovodstvo.
• Izrada/administracija narudžbenica prema kooperantima i praćenje statusa isporuke.
• Kontrola prijema eksternih delova na osnovu otpremnice (količina, osnovna usaglašenost).
• Dokumentovanje odstupanja i pokretanje reklamacija prema dobavljaču u dogovoru sa direktorom.
• Podrška planiranju proizvodnje kroz obezbeđivanje tačnih podataka o rokovima i isporukama.
• Reference: F56tyJhXV-Ggnbr0F4jJxA0PlHMT0SjudSkp-d64xq-RrriNEPx--t0xx98-3Gik

2) Operativno planiranje i praćenje proizvodnje (administrativna podrška)

• Vođenje i ažuriranje planova i evidencija na osnovu narudžbina i dostupnih kapaciteta.
• Operativna podrška u prioritetizaciji i raspoređivanju naloga prema rokovima.
• Praćenje napretka radnih naloga (status, uska grla, rizici) i blagovremeno informisanje rukovodstva.
• Prikupljanje podataka i priprema predloga za poboljšanja (organizacija, kapaciteti, tokovi rada).

3) Evidencija radnog vremena, produktivnost i naknadne kalkulacije (administrativni deo)

• Korišćenje interne aplikacije za evidenciju radnih naloga (radnik, vreme, broj narudžbine, operacija).
• Priprema podataka za analizu produktivnosti po nalogu, artiklu i radniku.
• Priprema osnova za naknadne kalkulacije (poređenje planiranih i stvarnih vremena i utrošaka).
• Priprema izveštaja za rukovodstvo: uska grla, iskorišćenost kapaciteta, predlozi poboljšanja.

4) Korespondencija sa ključnim kupcem

• Administrativno-operativna komunikacija sa ključnim kupcem (npr. Rey) u vezi sa:
• Nedostajućim materijalom/pozicijama i delovima za montažu,
• Statusom narudžbina i planiranim terminima isporuke,
• Uočenim nedostacima na isporučenom materijalu i predlozima rešenja.
• Odgovaranje na upite kupca u vezi rokova, kvaliteta, dokumentacije i tehničkih pitanja (u koordinaciji sa rukovodstvom).
• Arhiviranje elektronske korespondencije po narudžbinama/projektima.

Posebni zahtevi / kompetencije

• Engleski jezik: obavezan.
• Nemački jezik: prednost.
• Obrazovanje: srednja tehnička škola; viša ili visoka škola (prednost).
• Organizovanost, tačnost, odgovornost i sposobnost rada sa rokovima.
• Osnovno razumevanje tehničke dokumentacije (crteži, specifikacije) i administracije narudžbina.

Mogućnost napredovanja

Nakon probnog rada (4–6 meseci) i na osnovu rezultata, postoji mogućnost napredovanja na zahtevnije administrativno-operativne ili tehničko-koordinatorske pozicije, u skladu sa potrebama firme.