Kako napisati formalno (poslovno) pismo na engleskom
Poslovno, odnosno formalno, pismo na engleskom jeziku se ne razlikuje puno od onoga koji pišete na svom maternjem jeziku, ali postoji dodatna opasnost od gramatičkih grešaka i nepravilne upotrebe pravopisa te su ovo stavke koje prvo treba imati u vidu i dodatno obratiti pažnju. Poslovno pismo će oslikati vas vaše manire i pre nego što se sretnete sa osobom kojoj pišete pa vam zato nudimo nekoliko saveta kako da što bolje ovo pismo napišete.
Elementi poslovnog pisma
Adresant - pošiljalac pisma. Podaci pošiljaoca se uvek prvi naznačuju u pismu. Oni mogu već biti uneti u zaglavlju, kao memorandum kompanije, ili se otkucaju u gornjem desnom uglu strane (naziv organizacije, adresa i mesto, drugi podaci po potrebi - telefon, faks, e-mejl, web adresa...). Ukoliko pišete u ime firme/organizacije, nemojte ovde stavljati Vaše lično ime.
Mesto i datum pisanja. Ovo obavezno naznačite u pismu. Stvaljaju se u gornji desni ugao strane, odmah ispod podataka o pošiljaocu.
Adresat - primalac pisma. Podaci adresata - naziv organizacije i eventualno ime konkretne osobe (ili samo funkcija) kojoj je pismo upućeno, adresa i mesto, pišu se u levom delu strane.
Oslovljavanje primaoca. Ako znate ime osobe kojoj pišete, počnite pismo sa "Dear Mr/Mrs/Miss/Ms + prezime". Ako ne znate ime te osobe, počnite sa "Dear Sir" ili "Dear Madam" ili sa "Dear Sir or Madam" ako ne znate kog pola je osoba kojoj pišete.
Telo pisma i prilozi. U prvom pasusu kratko i jasno iznesite razlog svog pisanja, a u ostatku pisma dajte relevante informacije o temi Vašeg pisma. Ukoliko uz pismo prilažete neka dokumenta, to naznačite u posebnom pasusu. U poslednjem pasusu se obično iznose očekivanja za neku dalju akciju po pitanju teme Vašeg pisma, a završava se pozdravom.
Pozdrav. Ako ste pismo počeli sa "Dear Mr/Mrs/Miss/Ms + prezime", završite ga sa "Yours sincerely". Ako ste počeli sa "Dear Sir" ili "Dear Madam", završite sa "Yours faithfully".
Potpis pošiljaoca. Na kraju pisma se obavezno potpišite, a ispod potpisa otkucajte i puno ime i prezime, i ukoliko je potrebno i funkciju ili zvanje.
Blok forma. Pisma na engleskom jeziku se pišu u blok formi, što znači da su svi delovi teksta (osim podataka o pošiljaocu i mesta i datuma pisanja), međusobno poravnati u odnosu na levu marginu i da se pasusi odvajaju sa jednim praznim redom. Počeci pasusa se ne uvlače.
Dužina pisma. Poslovna pisma u principu ne treba da prelaze jednu stranu i treba da budu kratka i jasna. Ukoliko Vaše pismo ipak ima više strana, a šaljete ga poštom, postarajte se da stranice budu zaheftane.
Font. Koristite standardne fontove, pogotovo ako pismo šaljete e-mejlom. Ako pošaljete pismo u nekom od nestandardnih fontova, rizikujete mogućnost da primalac neće moći da ga pročita pošto nema taj font. Arial i Times New Roman su možda najprimereniji za ovakva pisma, a maximum veličina fonta je 12.
Jezik. Stil pisanja treba da bude formalan, u skladu sa sadržinom i svrhom pisma. Nemojte koristiti skraćenice (na primer, napišite "do not" umesto "don't").
