Kako da povećate produktivnost na radnom mestu

Dešava li vam se da radni dan započnete puni elana rešeni da sve svoje zadatke završite u toku dana. Nakon nekog vremena, pažnja počinje da vam popušta, rasejani ste i nervozni, gledate u telefon, čitate novine, radite manje važne zadatke i nikako da se uhvatite sa onim što vam je u toko trenutku najpreče. Šta možemo da uradimo da na kraju dana zaista budemo produktivni i da ono što smo planirali privedemo kraju. Kako da posao i brige ne nosimo kući i zaista upravljamo svojim radnim i slobodnim vremenom.

Najbolje bi bilo da na kraju radnog dana već imamo predstavu šta je najpreče uraditi u toku narednog radnog dana. Dobar plan štedi vreme i energiju i znatno povećavava vašu efektivnost naradnog radnog dana.

Dokle taj multitasking

Naš mozak nije predviđen da radi 10 stvari u isto vreme. Više grešimo, manje smo kreativni, rastrzani smo i teže nam je da sledimo jasan logički put u rešavanju problema kao što je to slučaj kada se bavimo samo jednom stvari. Nije bitno da li ćemo na jednom zadatku raditi 15 minuta ili 45 minuta, stvar je u tome da mu u to vreme budemo potpuno posvećeni. Zato treba da se potrudimo da napravimo prioritet i prvo radimo ono što nam je najbitnije i najvažnije u toku dana. Od 10 predviđenih stavi, obično svega 2 ili 3 bitno utiču na stanje stvari na kraju dana. Upravo o tome govori Brajan Trejsi u svom bestseleru „Pojedi tu žabu“.

 

Slon se jede u jednom zalaogaju

Veliki i složeni zadaci često traže da ih razložite na faze, defišete šta se u kojoj etapi radi, sa kim ćete morati da srađujete, šta su ishodi svake od tih faza. Tek kad „svog slona“ podelite na delove i krenete da rešavate deo po deo, imaćete utisak da stvarno napredujete, a da niste u opštem haosu i ludnici. Lakše ćete pratiti tok izrade, proveravati svaku fazu i znaćete gde su vam tačke spoticanja i kako da ih što pre otklonite.

Telefoni utišani, ostavljeni u fioku

Što se pre fokusirate na sam zadatak i posvetite mu punu pažnju, izvesnije je da ćete ga bolje i kvalitetnije završiti. Gledanje statusa na društvenim mrežama, čitanje vesti i poruka će samo otežati da se koncentrišete i usredsredite na problem. Dok radite, treba da ste potpuno u materiji i od toga ne odustajte. Ne treba zanemariti ni činjenicu da stalno proveravanje pristiglih mejlova u velikoj meri remeti fokus i tera nas da se bavimo sa puno stvari u isto vrmee.

Intervali su ključni, pauze nepohodne

Verovatno ste čuli za pomodoro tehniku koja je svoje ime duguje kuhinjskom tajmeru u obliku paradajza (pomodoro - paradajz, ital). Tvorac tehnike je Frančesko Kirilo koji ju je kao student prvo isprobao na sebi. Ideja je da se zadaci rade u intervalima od 25 minuta i da se između svakog od njih pravi pauza od 5 minuta. Nakon 4 intervala pravi se duža pauza od pola sata. Dakle pomodoro je fokusiran rad na nekom zadatku u trajanju od 25 minuta. Ne deli se i ne prekida, ako rad ne završite u jednom pomodoru, prekidate ga i nastavljate nakon pauze u novom. Pauze su izuzetno bitne, to je vreme kada ćete sebi napraviti kafu, užinati, pogledati poruke i sl.

Nagradite se, zaslužili ste

Za svaki uspešno obavljen zadatak prema planu i programu treba da nagradite sebe. Sama činjenica da ste sve uradili kako ste planirali osim osećaja unutrašnjeg zadosvoljstva, otvara prostor za kvalitetno provedeno vreme i van posla. Izlazak sa prijateljima, šetnja, odlazak u bioskop ili pozorište, nova knjiga, sportske aktivnosti imaju posebnu draž ako nad njima nije nadvijena senka briga i „neurađenih repova“ iz prethodnih dana.

Vežba sve olakšava

U početku sve može da vam se čini teškim i novim. Međutim važno je da ne odustajete, jer ćete kao i u svakoj aktivnosti kojoj se posvetite, osetiti koliko ste bolji i fokusiraniji i koliko svoje vreme zaista cenite.. Realno ćete moći da procenite koliko vam vremena treba za neku aktivnost i sasvim je sigurno da ćete bolje planirati i svoje obaveze i svoje rokove. A onda možete da kažete da ste zaista produktivni i da u tome uživate.