Administrativni radnik, Administrativni asistent, Administrativni referent, Fakturista (Administration Officer, Administrative Assistant)

Administrativni radnik je osoba koja za kompaniju vodi računa o dokumentima i evidenciji. Najčešće blisko sarađuje sa knjigovođama, pošto priprema dokumentaciju za knjiženje. Priprema i ispostavlja predračune i račune kupcima ili korisnicima usluga na osnovu njihovih narudžbi. Takođe, vodi evidenciju o dospelim obavezama plaćanja troškova infrastrukture: grejanja, vode, struje, telefona, zakupnine poslovnog prostora i organize njihovo pravovremeno plaćanje. Često administrativni radnici vrše i osnovnija knjiženja, vode knjige ulaznih i izlaznih faktura, knjigu blagajne, vrše uplatu pazara, proveru trgovačkih knjiga, obrađuju putne naloge i sl. Takođe, u njihovoj nadležnosti je najčešće i javljanje na telefon, prijem i slanje faksova i e-mailova. Osim toga, administrativni radnici vode računa o različitim vrstama dokumenata i vrše njihovo razvrstavanje, prosleđivanje i arhiviranje.

Odgovornosti administrativnog radnika:

• Ažuriranje dokumentacije
• Evidentiranje ulazne i izlazne korespondencije
• Rukovanje korporativnom korespondencijom, e-mailom i telefonskim pozivima
• Korišćenje tehnike koju radni zadaci zahtevaju (aparata za kopiranje, faxa i slično)
• Popunjavanje i arhiviranje dokumenata
• Doček gostiju, briga o posetiocima, pripremanje i serviranje osveženja
• Snimanje sastanaka i pregovora
• Rezervacija smeštaja, putnih karata, avionskih karata i slični poslovi
• Odgovornost za nabavku kancelarijske opreme i drugih dobara koji se troše na dnevnoj bazi
• Upravljanje kasom i odgovornost za povereni novac i vrednosti

Veštine i osobine koje bi trebalo da ima administrativni radnik:

• Organizovanost i pedantnost
• Izrazita komunikativnost (treba da ima razvijenu sposobnost verbalne i pisane komunikacije)
• Analitičnost, sistematičnost i odgovornost
• Samostalnost i proaktivnost u rešavanju problema
• Kooperativnost i ekstrovertnost
• Poznavanje poslovne dokumentacije i osnova poslovne korespondencije
• Veština brzog kucanja
• Poznavanje rada na računaru i programa za vođenje knjiga
• Znanje nekog stranog jezika, najčešće engleskog