Poslovni sekretar, Sekretarica, Poslovna sekretarica (Secretary, Business Secretary)

Poslovna sekretarica je osoba koja koordinira i obavlja kancelarijske poslove. Kompanija može imati zaposlenu jednu ili veći broj sekretarica u zavisnosti od veličine same kompanije i potrebe posla. Uglavnom u većim kompanijama svako odeljenje ili svaki rukovodilac odeljenja ima po jednu sekretaricu. Ovlašćenja i odgovornosti sekretarice razlikuju se u zavisnosti od vrste preduzeća ili ustanove u kojoj rade i od formalnih nadležnosti koje su određene unutrašnjim pravilnicima ustanove ili kompanije.

  Odgovornosti poslovne sekretarice:

• Pravovremeno prosleđivanje potrebnih informacija nadređenima, saradnicima ili klijentima
• Zakazivanje sastanaka i evidencija njihovog rasporeda, vremena i mesta njihovog održavanja
• Odgovaranje na direktne ili telefonske upite
• Dočekivanje i usluživanje klijenata, poslovnih partnera, zaposlenih i dr. koji su došli kod rukovodioca
• Primanje i slanje dnevne obične i e-mail pošte i vođenje evidencije o tome
• Pisanje poslovnih dopisa i pisama prema dobijenim uputstvima, popunjavanje različitih formulara, obrazaca i sl.

Veštine i osobine koje bi trebalo da ima poslovna sekretarica:

• Savesnost i pedantnost
• Komunikativnost i ljubaznost
• Sposobnost vešte verbalne i pisane komunikacije
• Upornost i strpljivost
• Preduzimljivost, organizovanost
• Emocionalna stabilnost i staloženost
• Promišljenost, poverljivost, odmerenost i diskretnost
• Posedovanje osnovnog znanja rada na računaru (ali i poznavanje principa rada na faksu, skeneru, fotokopir mašini i sl.)
• Poznavanje daktilografije i poslovne korespondencije
• Znanje bar jednog stranog jezika, poželjno i više