Organizacija događaja: Kako stvarno izgleda ovaj posao

Zamislite da ste došli na venčanje a u restoranu nestane struja ili se učesnik jednostavno ne pojavi na konferenciji. Svako ko je barem jednom u životu pokušao da organizuje bilo kakav događaj zna koliko se truda, energije, a često i stresa krije iza krajnjeg rezultata.

Zato i ne čudi što se u poslovne, ali i privatne svrhe, danas sve češće angažuju stručnjaci koji se dobro razumeju u planiranje i osmišljavanje različitih manifestacija.

Zarada od venčanja i do 3.000 evra

Sofija Miljuš, po struci je hotelijer. Iako ima višegodišnje iskustvo u ugostiteljstvu, prodaji i marketingu, poslednjih godina bavi se i organizacijom venčanja. Do sada ih je, kako kaže, organizovala oko 150, a kako izgleda njen posao, otkriva za Infostud.

– Uhh…Ne znam kako drugačije da započnem priču. Izgleda kao lutkarska predstava, gde ste ujedno i režiser i producent, a u svakom trenutku morate držati sve te konce u svojim rukama. Srećom, rano sam shvatila da želim da radim sa ljudima, da je komunikacija i spajanje različitih branši moja prednost i ono što mi najbolje leži – priča Sofija.

Verovali ili ne, za organizaciju venčanja iz snova nekada je potrebno i dve godine.

– Situacija je takva da imam dosta parova iz inostranstva, pa je potrebno daleko ranije sve organizovati, a već sada je većina dobrih bendova angažovana godinu, dve unapred. Tako da je prvi korak da se rezerviše prostor i muzika, sve ostalo ide lakše – ističe ona.  

Kako kaže, mladenci su spremni da izdvoje različite budžete za svoj najlepši dan – neko 5.000 evra, neko više i od  100.000 evra. U zavisnosti od toga, usluge organizatora venčanja nekada se mogu naplatiti 500 evra, ali se dešava da se zaradi i 3.000 evra.

– Najbitnije je da shvatite da niste samo “zaposleni na projektu” već se od vas očekuje da ste dostupni 24 sata, da razumete sve potrebe i zahteve. Dok se sve priprema, dese se nepredviđene stvari. Važno je kako to prenosite mladencima. Vi ste na neki način i psiholog – smatra Sofija.

Kako ući u organizaciju događaja?

Za zvanje organizatora događaja ne postoji formalno obrazovanje. Tijana Gutić, izvršna direktorka European communication center, smatra da je za ovaj posao presudno iskustvo.

– Ne postoji recept i nema magičnog štapića kojim se to znanje može steći preko noći, ali najbolja škola od svih je iskustvo. Na primer, mogućnost organizovanja sitnijih događaja u okviru nekih drugih poslova ili u okviru kompanija kojima sticajem okolnosti treba neko ko će organozovati ad hoc događaj. Makar to bila i organizacija novogodišnje proslave – smatra ona.

Da je za ovaj posao neophodno mnogo odgovornosti slaže se i naša koleginica Jelena Petrović, event manager u Infostudu.

– Važno je da znate da ovaj posao zahteva ogromna odricanja. Tu pre svega mislim na vreme. Kad se priprema konferencija, telefon će vam zvoniti stalno. Nekad i kasno uveče, a ujutru vas čeka novi radni dan. Treba da volite rad sa ljudima. Da umete da napravite balans jer smo svi različiti. Morate biti inovativni i stalno pratiti trendove – smatra Jelena i dodaje da su liderske osobine podjednako važne, a kao manu ističe veliki stres.

– Uvek morate da razmišljate unapred, o svemu. Ako organizujete događaj napolju, šta ako krene pljusak. Biti za korak ispred situacije je jedna od presudnih veština kada se ovim poslom bavite – dodaje Jelena.

U svojoj karijeri najponosnija je na organizaciju prvog Oktobar Festa u Srbiji, koji je održan 2016. godine u Novom Sadu.

– To su bili moji počeci. Na događaju je radio jako mali tim, a tokom ta dva dana trajanja, imali smo više od 12.000 gostiju. Bilo je izazovno jer je trebalo sarađivati sa državom, sa policijom, dobavljačima, bendovima. Sa ove distance i sa osam godina više iskustva, mogu da kažem da bih na isti način sve uradila – kaže naša sagovornica.

Organizacija i upravljanje događajima, odnosno event menagment, doživeo je značajne promene tokom poslednje decenije. Pandemija korona virusa ovoj industriji donela je ogromne gubitke. Rešenje se našlo u online konferencijama,  sajmovima, tako da je trebalo vrlo brzo ovladati digitalnim veštinama.

– Promenilo se sve poprilično, posebno  IT industrija. Na primer, vi sad imate veštačku inteligenciju koja može da vam predloži temu i sagovrnike. Ranije ste morali sve sami da osmišljate. Ali ja mislim da ta promena nije ništa naspram one koja će tek u narednim godinama uslediti – smatra Jelena.

Kada je reč o finansijskim sredstvima, ona kaže da je za jednu konferenciju od 100 ljudi, na kojoj se, na primer, ne plaćaju učesnici, potrebno minimum 15.000 evra.  U to je uključen prostor, hrana, tehnika, brendiranje.

Dobar događaj nije uvek skup

A da li se i koliko bavljenje ovim poslom razlikuje kod nas i u Evropi priča nam iz prve ruke Mariana Đoković, takođe event manager u Infostudu. Ona je na toj poziciji u Engleskoj radila 15 godina. Bila je zaposlena u velikoj IT kompaniji i organizacija događaja bila je stručno vezana za tu oblast.

– Glavna razlika definitivno jesu budžeti. Tamo sam raspolagala sa mnogo većim sumama. Ali ono što hoću da kažem je da budžet nije presudan – ističe Mariana i dodaje:

– Veća umetnost je organizovati odličan događaj sa manje novca. Tu leži izazov i tu kreativnost dolazi do izražaja. 

Karijera organizatora događaja u Engleskoj omogućila joj je da dosta putuje i upoznaje ljude iz različitih delova sveta.

– Zanimljivo je i to kako vremenom počnete da uočavate ko je kakav za saradnju. Nemci su na primer vrlo tačni, precizni, brzi. Francuzi i Italijani ležerniji. Ali u razumevanju pristupa različitim mentalitetima i kulturama leži lepota i bogatstvo ovog posla. Rad sa ljudima je i najlepši i najteži deo i donosi mnoge mogućnosti u karijeri – kaže ona.

Kao što donosi i nepredviđene situacije. Mariana nam priča da se neretko desi da govornici u poslednjem trenutku otkažu gostovanje

– Samo o tome bih mogla da pričam satima. Nekada let bude otkazan i govornik jednostavno ne može da stigne. Desilo se da neko završi u bolnici veče pred konferenciju. A secam se i događaja na kojem su u transportu izgubili akreditacije za učesnike kao i onog gde je kompletna pošiljka bila zadržana na carini.  Zato uvek mora da postoji dobar plan B. On naravno nikome od nas nije omiljena opcija, ali je u ovom poslu neophodan. Kada neko pita kakav je posao organizatora događaja, ja volim tu da napravim poređenje sa labudom. Ljudi kad vide labuda, oni vide njegovu lepotu, gracioznost. Vide kako mirno pliva, ali niko ne vidi koliko brzo i predano radi nogama pod vodom. E pa to vam je to – zaključuje kroz osmeh.

Naše sagovornice se slažu da je prednost ovog posla što u njemu stalno upoznajete sebe.

– Svaki događaj, koliko god bio dobro organizovan, nosi nešto što je moglo da se uradi još bolje. Na taj način sebi postavljate nove granice. Nema istog događaja i uvek postoji nešto novo što može da iznenadi ali i iz čega nešto može da se nauči – smatra Jelena Petrović.