Conference & Project Manager

Opis posla

Stručnjak za organizaciju konferencijskih manifestacija i drugih projekata / Conference & Project Manager

Ako ste ambiciozan stručnjak otvorenog uma, zainteresovani da radite u dinamičnom i izazovnom okruženju, da sarađujete sa vodećim stručnjacima iz oblasti zdravstva i biomedicine, kao partnerima i klijentima, željni da učite ali i delite svoje ideje, znanje i iskustvo, želećete da se pridružite našem timu.

ARIA.ONE ima tržišno iskustvo dugo više od 28 godina. Danas je jedan od prepoznatih lidera organizacije konferencijskih događaja i PCO biznisa u celini u zemlji i regionu. U proteklom periodu smo uspešno organizovali preko 330 konferencijskih događaja sa više od 44.000 učesnika u standardnom Face-to-Face, ONSITE formatu, a tokom COVID 19 krize i u ONLINE i HIBRIDNOM okruženju.

ARIA.ONE je pouzdan partner koji pruža sveobuhvatna rešenja za različite izazove u PCO biznisu. ARIA.ONE primenjuje globalne trendove PCO biznisa u kombinaciji sa poznavanjem lokalnog i regionalnog tržišta i kreira događaje po meri klijenta. Naši partneri se oslanjaju na ARIA.ONE kao kompetentnog i lojalnog savetnika.

Naša misija:

Da budemo organizator, koordinator i facilitator događaja za globalnu razmenu profesionalnih znanja i iskustava u biomedicinskim, naučnim i drugim profesijama, koji istovremeno treba da budu i „jedinstveno iskustvo“. (www.ariaone-cc.com)

Svrha pozicije:

Da doprinesete realizaciji našeg uspešnog poslovanja na konferencijama i događajima pružanjem organizacione, administrativne i logističke podrške, održavanjem odnosa sa našim međunarodnim, regionalnim i lokalnim partnerima u akademskoj zajednici, pretežno u biomedicinskoj oblasti, kao i sa mrežom naših partnera i podizvođača, pružanjem kvalitetne usluge klijentima.

Da doprinesete koncipiranju, realizaciji i koordinaciji svih aspekata marketinških i prodajnih funkcija kompanije, u svrhu uspešne realizacije konferencijskih događaja, akvizicije novih klijenata i konferencija, kao i generalno, rasta i dodatnog brendiranja kompanije.

Glavne aktivnosti / Vaš doprinos:

1. U domenu organizacije i logistike

• Podrška timu u organizacionim, administrativnim i logističkim poslovima vezanim za pripremu i organizaciju konferencija i događaja, kao što su:
• Priprema i organizacija svih aspekata događaja svakodnevnim radom iz kancelarije, u ličnoj komunikaciji, putem telefona i e-pošte
• Planiranje kalendara konferencija i drugih događaja, uz prateću dokumentaciju i procedure kao i povratne informacije sa terena
• Prikupljanje različitih vrsta tačnih i pravovremenih informacija pre događaja, uključujući spiskove učesnika, informacije o karakteristikama lokacije, smeštaju i keteringu, porudžbinama i fakturisanju
• Pružanje podrške klijentima pre, tokom i posle događaja.
• Istraživanje tržišta i rad sa ugostiteljima i dobavljačima svih potrebnih usluga, kreiranje trajnih i kvalitetnih odnosa u cilju obezbeđivanja najvišeg kvaliteta, inovativnosti i odgovora na različite zahteve klijenata.
• Reference: Mq9PNer-IxG_RPiIvRQdhRWpfuMfRjoQG3OUyHwXlas.

2. U domenu marketinga i prodaje

• Saradnja sa ARIA.ONE timom u marketingu i prodaji sponzorstva za različite konferencijske događaje
• Saradnja sa ARIA.ONE timom u marketingu i prodaji događaja potencijalnim učesnicima, stručnjacima u konkretnoj oblasti.
• Saradnja na proširivanju i sprovođenju osmišljenih planova i dizajna digitalnog oglašavanja, uključujući Web stranice, marketing sadržaja i SEO; video i druge sponzorisane medijske sadržaje
• Rad na nadgledanju Websajtova kompanije i korespondentnih Udruženja i njihovog sadržaja, proveru tekstualnih poruka i slika, kao i kreiranje idejnih aspekata grafike: odgovornost za ažuriranje web stranice prema rasporedu i po potrebi.
• Podrška u izradi marketinških materijala uključujući brošure i flajere i direktnoj komunikaciji sa klijentima. 
• Akvizicija novih poslova: Saradnja na upravljanju marketinškom i prodajnom funkcijom kompanije u cilju identifikacije i razvoja novih mogućnosti u okviru postojećih i novih klijenata i tržišta. 

3. Fleksibilnost u pristupu i zainteresovanost da radite i van okvira opisa Vašeg posla.

4. Obavljanje i drugih zadataka u skladu sa potrebama.

Zahtevi:

• Fakultetska diploma iz oblasti poslovanja (menadžment, marketing, poslovna ekonomija, komunikacije, odnosi s javnošću, slično).
• Minimalno iskustvo od 3 godine na poslovima menadžera/asistenta na projektu.
• Radno iskustvo u kompaniji za konferencije i događaje, smatraće se kao prednost).
• Dobre međuljudske i komunikacijske veštine.
• Razumevanje osnova budžetiranja i troškova.
• Sposobnost rane identifikacije potencijalnih problema i njihovo timsko rešavanje, uz praćenje i istovremeno obaveštavanje svih relevantnih instanci.
• Negovanje prijatnog okruženja za saradnju i promovisanje timskog i skladnog rada sa pozitivnim stavom, otvorenim za nove ideje uz spremnost za učenje novih veština.
• Pristupačan, prijateljski nastrojen, otvoren odnos sa kolegama uz motivaciju za rad orijentisan ka ciljevima.
• Sposobnost određivanja prioriteta i dobre veštine upravljanja vremenom.
• Sposobnost da radite samostalno i u timu.
• Sposobnost da napredujete u okruženju koje radi brzim tempom, uz davanje prioriteta zadacima i ispunjavanje vremenskih rokova.
• Multi-tasking: sposobnost za obavljanje nekoliko zadataka istovremeno i pronalaženje efikasnih načina za obavljanje zadataka koji se ponavljaju
• Poznavanje Microsoft Office paketa i osnovnih platformi za upravljanje poslovanjem, timovima i zadacima.
• Interpersonalne veštine: dobre komunikacijske i poslovne veštine, kao i vrlo dobro razumevanje prirode pripreme i organizacije konferencijskih i drugih događaja.
• Sposobnost kreiranja i pisanja marketinških materijala na engleskom i srpskom jeziku. Na primer, kreativne, ubedljive, profesionalne i/ili prijateljske e-poruke i promotivni tekstovi/ prodajne prezentacije.
• Zbog komunikacije sa međunarodnim i regionalnim klijentima, potrebno je poznavanje govornog i pisanog engleskog jezika.

Kandidati se mole da dostave biografiju i motivaciono pismo na engleskom i srpskom jeziku.

Samo kandidati koji su se prijavili sa biografijom i motivacionim pismom na engleskom jeziku biće uzeti u obzir.

Kontaktiraćemo samo kandidate koji ispunjavaju profil koji tražimo.

Radujemo se Vašim prijavama i mogućnosti poslovne saradnje.

Job Description

If you are aspiring and openminded expert, interested to work in dynamic and challenging environment, to interact with leading experts in biomedical field and beyond, as partners and clients, eager to learn and share your ideas, knowledge and expertise, you should be interested to join our Team.

ARIA.ONE has over 28 years of knowledge, experience and market expertise that have led ARIA.ONE to the forefront of international conference management and to becoming one of the region’s leading Professional Conference Organizers (PCOs). In this period, we have successfully organized over 330 conference events with more than 44.000 participants in standard Face- to- Face, ONSITE, and during the COVID Crysis also in ONLINE and HYBRID setting. 

We are a reliable partner delivering excellence and solutions to different challenges. ARIA.ONE delivers contemporary expertise combined with the local know-how to custom-tailor each event. Our partners have come to rely on ARIA.ONE as a competent, loyal, and trusted advisor.

Our Mission: 

To be a organizer, coordinator & facilitator of meetings for global exchange of professional knowledge and experience in biomedical, scientific and other professions, to be seen also as an “memorable experience” based upon our core values of integrity and excellence. (www.ariaone-cc.com)

Position Purpose: 

To assist and contribute in the delivery of our successful conferences and events business by providing organizational, administrative and logistic support, maintaining relationships with our international, regional and local partners, in the academic community, predominately in the bio-medical field, as well with the network of our subcontractors-outsourcers, by providing excellent client service.

To contribute to the whole array of conceptualizing, executing and coordination of different marketing and sales activities of the Company, for the organization of successful conference events, acquisition of new partners/clients and conference events/projects, and, in general, for further growth of Aria.One operations and the overall Brend. 

Major Contributing Activities: 

1. In domain of organization and logistics

• To assist the team with all organzational, administrative and logistical support for conferences and events, such as: 
• Preparation of all different inquiries and aspects of the event, through day-by-day office activities, using personal communication, ,phone and email. 
• Preparing and monitoring Conference and events calendar, supporting documents and procedures, and feedback from the ground
• Ensuring accurate & complete details are received ahead of events, including attendee lists, venue, accommodation & catering running orders, and invoicing information.
• To provide pre, during and post event client support. 
• To research and source caterers and suppliers of all needed support services, managing relationships to ensure highest quality, innovation and response to varying client requirements.

2. In marketing and sales domain

• Collaboration with the ARIA.ONE team in marketing and selling sponsorships for various conference events.
• Cooperation with the ARIA.ONE team in marketing and selling the event to potential participants, experts in the specific field.
• Collaborating on the development and implementation of digital advertising plans and designs, including web pages, content marketing and SEO; video and other sponsored media content
• Work on monitoring the Websites of the company and corresponding Associations and their content, checking text messages and images, as well as creating conceptual aspects of graphics: responsibility for updating the website according to the schedule and as needed.
• Support in the creation of marketing materials including brochures and flyers and direct communication with clients.
• Acquisition of new business: Collaboration in managing the company's marketing and sales function in order to identify and develop new opportunities within existing and new clients and markets.

3. To be flexible in approach and willing to work outside of role remit.

4. Perform other duties as assigned.

Requirements: 

• Bachelor’s or Master degree in a business-related field (Management, Marketing, Business Economics, Communications, Public relations, etc.)
• Minimum of 3 years’ experience in a project management/assistant or marketing/sales management capacity.
• Project management experience in a conference & events company would be considered an asset.
• Strong interpersonal and communication skills.
• Ability to write clearly and concisely in Serbian and English.
• Understanding of basic budgets and costings principles and practice.
• Proactively identify potential issues and problem-solve with the extended team while keeping all parties informed.
• Foster a collaborative environment and promote team harmony with great attitude, open to new ideas and ready to learn new skills.
• Approachable, friendly, outgoing and motivated by working towards targets.
• Ability to prioritize workloads and good time management skills.
• Able to work independently as well as in a team.
• Ability to thrive in a fast-paced environment while prioritizing tasks and meeting timelines.
• Multi-tasking: Handle several tasks simultaneously and also find efficient ways to carry out repetitive tasks.
• Proficient in Microsoft Office Suite, and lead management systems/platforms/applications for office management, business, teams etc.
• Interpersonal skills: good communication and business skills, as well as a very good understanding of the nature of the preparation and organization of conferences and other events.
• Ability to create and write marketing materials in English and Serbian. For example, creative, persuasive, professional and/or friendly emails and promotional texts/sales presentations.
• Due to communication with international and regional clients, proficiency in the English language is required. 

Candidates are requested to submit CV’s and a motivation letter in English and Serbian. 

Only the candidates who applied with a CV and motivation letter in English and Serbian will be taken into consideration.

We will contact only the candidates that meet the profile we are looking for.

We are looking forward to your application and potential collaboration.

Job description