Revolucija kancelarijskog posla je u toku. Kako da se što brže prilagodimo radu od kuće

Revolucija u načinu kancelarijskog rada upravo se dešava pred našim očima. Preko noći mnoge kompanije ili timovi unutar njih su razdvojeni i preusmereni su na rad od kuće, kao preventivne mere zaštite od širenja korona virusa, i u hodu uče i prilagođavaju se najbolje što umeju.

Bez obzira na to što se već godinama govori da je rad nezavisno od lokacije i vremena budućnost, a sve je više kolektiva koji uspešno funkcionišu čak i u različitim vremenskim zonama, kod nas se ovakav pristup još nije odomaćio i najčešće su se u tome oprobali “neki tamo kompjuteraši”.

Sada je mnogo više njih bačeno u vatru. Neki bez ikakvog prethodnog plana i pripreme. Perioda inkubacije nije bilo.

Možda nije neka motivaciona poruka, ali je realno sagledavanje stvari: posmatrajte rad od kuće kao način da skrenete misli sa teme koja nas neminovno sve okupira i doprinesete da život što normalnije funkcioniše, misleći na onaj “dan posle”.

Bila pandemija i vanredno stanje ili ne – za mene je rad od kuće najbolji način da držim pod kontrolom svoje vreme, energiju i rutine.

Argumentovaću vam zašto i predložiti konkretne načine kako da se što bolje snađete u trenutnoj situaciji.

Pre toga, da napomenem: imam iskustvo rada u open spaceu sa 30+ ljudi, coworking prostorima, kafićima i od kuće, deljenja kancelarije sa 1-7 ljudi i funkcionisanja u timu raštrkanom kojekuda – tako da iz različitih uglova mogu da sagledam prednosti i mane svakog od njih.

Sada ću se skoncentrisati samo na rad u timu čiji su članovi kod kuće.

Kao da idete na radno mesto

Čak i da niko ne primeti da ste zakasnili na posao, zbog vaše rutine biće vam mnogo lakše da se i kod kuće držite radnog vremena.

Neki ljudi kažu da im je mnogo pomoglo da se osećaju “poslovno” to što se spremaju i oblače kao da stvarno odlaze u kanc. Nikada nisam ni pokušala da testiram ovo, ali razumem da to doprinosi da se lakše skoncentrišete i uđete u tu ulogu.

Pripremite sebi obrok ranije / pre početka radnog vremena, posebno ako ste navikli da nosite ručak ili užinu na posao. Čak i da niste – ovo je dobra prilika da se “uobročite”, kao i da planirate nekoliko dana unapred da ne biste išli svako malo u kupovinu.

Napravite kućni-kancelarijski red

Ukoliko nemate zasebnu sobu, radni sto ili neki kutak gde možete da se osamite, a istovremeno i vaši ukućani ovih dana rade od kuće – možete u trpezariji da napravite “kancelariju”.

Pokušajte da tada ne razgovarate o drugim temama, odnosno ne ometate ostale. Primera radi: kada imate telefonski poziv, kao i u kancelariji – diskretno se povucite u drugu prostoriju da obavite / završite razgovor.

Ako ste navikli da radite u glasnoj prostoriji (npr ja sam sedela u kancelarijama gde je TV uključen non-stop i još ostale kolege pričaju, što mi je vremenom postalo normalno) i smeta vam tišina u kući – pustite muziku ili TV.

Isto tako ako vam je buka u kući, a vi ste navikli da radite u tišini – uzmite čepiće za uši ili slušalice i pustite relaksirajuću muziku (npr pretražite na Youtube: Music for Work and Concentration, Music for Focus…)

„Parkirajte“ kućne poslove

Kada radite od kuće onda su vam češće u vidokrugu puna sudopera, prašina na polici, veš koji ste sinoć ostavili u mašini… ili šta sve treba kupiti u prodavnici, računi koji čekaju da budu plaćeni… Da ne biste impulsivno ustajali da odmah to obavite, ali i da biste odagnali misli o tome – neka vam na stolu pri ruci “parking” sveska ili samo papir i pribeležite šta treba da uradite kasnije.

Planiranu, podvlačim PLANIRNU pauzu u poslu možete da iskoristite da obavite to, taman malo da “odmorite mozak” ili ako ste se već zalaufali s poslom – ostavite to za kraj dana.

Kraći svakodnevni sastanci, da se ne ulenjimo

U ovim danima visokog napona (što bi rekao Bajaga) očekuje se da poslodavac ili menadžment u ekspresnom roku organizuje nove procese rada, pre svega kako bi komunikacija unutar timova ili među saradnicima bila što približnija onome kada se svakodnevno viđaju. No, možete i vi da preuzmete inicijativu i predložite šta vam je činiti.

Kraći informativni sastanci jednom ili dva puta dnevno u trajanju od 15 minuta itekako mogu da pomognu dobrom protoku informacija i obaveštenosti o narednim zadacima i progresu trenutnih, ali pre svega da doprinesu da se „ne ulenjimo“ jer nemamo nekoga kome raportiramo. Da, čak i vrlo samodisciplinovani ljudi umeju ovde da se spotaknu.

Danas bar postoji pregršt odličnih platformi za grupne video pozive i(li) razmenu instant poruka, a nijanse su u pitanju i prema timskim potrebama ostaje da se odlučite između: Zoom, Skype, Cisco Webex, Google Hangouts, Microsoft Teams, Slack…

Ukoliko je baš neophodno da budete konstantno u komunikaciji – kao delotvorna praksa pokazao se duži audio poziv. To konkretno znači da vi imate slušalicu i stalno uključen ton (video ponekad može samo da ometa kako koncentraciju, tako i kvalitet poziva) i kada neko od kolega treba nešto da kaže svima uključi mikrofon i to učini. Ovo može da bude brže i jasnije nego razmena grupnih poruka, koja u neuigranim timovima neretko stvara šumove u komunikaciji.   

Koncizni razgovori i alternative za kafe pauzu

Mnogi kao falinku rada od kuće ističu nedostatak interakcije. Ja na tu izolovanost gledam kao na dodatnu priliku za fokusiranost na sopstveni rad i zadatak koji treba da obavim. Poštujem tuđe vreme i, osim ako nije hitno, uglavnom pre početka radnog vremena ili na kraju napišem sve mejlove. U njima je najčešće set pitanja za kolegu, komentari ili sumiranje onoga što sam uradila, kako bi svi bili obavešteni o napredovanju zadatka na kome radim(o).

Isto praktikujem i kada hoću da dogovorim “telefonski sastanak”. Napišem što precizniji mejl: treba da pričamo o tome, tome i tome, da li ti odgovara da se čujemo tada i tada. Volim i kada dobijem takve mejlove, jer onda osiguram da ćemo porazmisliti o odgovorima, potražiti informacije koje u trenutku nemamo i da će taj razgovor biti brzo završen sa jasnim zaključcima. Isto ovo važi i za grupne sastanke.

Čak i da nemate konkretan povod, koristiće vam da se zasebno čujete sa kolegama sa kojima najviše sarađujete. To je zamena za zajednički odlazak na puš pauzu, sretanje kod aparata za vodu ili kafa s nogu – ne mora uvek da bude formalan razgovor, ali je vrlo bitan da biste razmenili ideje, možda saznali nešto novo i održali dobre odnose.

Samo nemojte da se zvrckate svaki čas telefonom, jer to prekidanje je pogubno za ionako slabašnu koncentraciju. Isto je kao što vas u kancelariji nervira onaj kolega koji stalno dolazi nešto da zapitkuje ili tek onako zapodene razgovor koji nema nikakve veze sa poslom.

Samo fokus i samodisciplina

Da rezimiram… Neke ljude “inspiriše” kada vide da drugi oko njih rade ili jednostavno se osećaju odgovornijim kada je je tu šef koji ih nadzire, pa se mnogi i prave da rade, a zapravo su im misli negde drugo ili na drugom tabu kompjutera ili na pametnom telefonu imaju otvorenu neku društvenu mrežu / portal / Youtube i slično.

Hajde, budimo iskreni i da makar sada odvojimo koncept odlaska u kancelariju (sedenja na nekom mestu 9-17h) od potrebe da neki posao bude obavljen. Prema britanskim istraživanjima čovek je u proseku i produktivan oko 2,5 sata. Beležite svoje dnevne rutine i videćete da efektivno radimo otprilike toliko, a da nam dobar deo dana i energije nam ode u pokušaju da „vratimo“ pažnju i koncentraciju. Zato je tu dobra stara Pomodoro tehnika iz koje možete da pozajmite određene trikove kako biste kreirali sopstvenu rutinu za povećanje produktivnosti. 

Jasno mi je da okolnosti sa kojima se suočavamo nisu „lepršave“ i od nas zahtevaju fleksibilan pristup na svakom koraku, no isto tako mislim da je ovo velika prilika za sve nas da pomerimo svoje granice i naučimo nešto novo.

Šta vi kažete?