Raspisujemo konkurs za radnu poziciju:

ADMINISTRATIVNI MENADŽER - Bio

Beograd

Napomena: radni odnos je sa nepunim radnim vremenom od 60% punog radnog vremena.

Potreban stepen stručne spreme:

VI ili VII stepen ekonomskog, pravnog, jezičkog, organizacionog, menadžerskog i sličnog obrazovanja, odnosno ekonomista, pravnik, filolog, profesor jezika, pedagog, menadžer, inženjer FON, politikolog ili drugo obrazovanje iz oblasti društvenih ili prirodnih nauka.

Strani jezik:

• Odlično usmeno i pisano znanje engleskog jezika, dodatno znanje nemačkog predstavlja prednost.
• Reference: f6s7xLjQFUg3I3W9VBHP8hQAwI3gi5f-5jqGzXUeguE.

Radno iskustvo:

• Najmanje 2-3 godine na sličnim poslovima.

Zaduženja

Lice na ovom radnom mestu odgovorno je za:

• neometano poslovanje sekretarijata;
• dobar protok informacija;
• dnevno operativno izvršavanje svih administrativno-tehničkih poslova prema potrebama pretpostavljenog lica i čitave projektne kancelarije;
• odlaganje dokumentacije u skladu sa GIZ-pravilima o odlaganju;
• propisno rukovanje projektnom kasom i finansijskim poslovima u projektu;
• menadžment ugovora i nabavki u skladu sa internim OuR pravilima.

Poslovi vezani za projektne aktivnosti:

• Podrška menadžeru projekta sa odgovornošću za sprovođenje komponente prilikom organizacije i praćenja projektnih aktivnosti, priprema i praćenje operativnih planova BD TF i monitoring ugovora i budžeta, kao i podnošenje izveštaja;
• Učešće u zadacima vezanim za komunikaciju u projektu ORF Implementacija sporazuma o biodiverzitetu;
• Ažuriranje online sistema monitoringa za komponentu BD TF;
• Podrška prilikom sprovođenja postojećih sporazuma o saradnji i i planiranja novih. 

Opšti poslovi:

• Staranje o opštoj komunikaciji unutar kancelarije (prijem, odgovaranje na pozive i prosleđivanje telefonskih poziva, obrada mejlova, pisama i faksova uključujući i obavljanje neophodne korespondencije na osnovu pristiglih upita, ljubazan doček gostiju/posetilaca, koordinacija rada vozača, faksiranje, fotokopiranje i skeniranje dokumenata, sastavljanje i prosleđivanje raznih dopisa i informacija, po potrebi pisanje zapisnika, ugovaranje sastanaka i vođenje rokovnika pretpostavljenog);
• Organizacija sastanaka usled dolaska velikih delegacija i blagovremeno staranje o svim pratećim aktivnostima (obezbeđivanje prevoza, prevodioca i sl.);
• Podrška pri organizaciji i sprovođenju radionica, seminara, konferencija i drugih manifestacija uz blagovremeno staranje o svim pratećim aktivnostima (iznajmljivanje prostora i hotelskog smeštaja, obezbeđivanje tehničke opreme, prevoza, prevodilaca, cateringa i sl.);
• Organizacija putovanja (nabavka avio karata, hotelski smeštaj i transport u zemlji i inostranstvu, popunjavanje internog formulara za službena putovanja “DRA”, priprema za obračun putnih troškova kod službenih putovanja u zemlji i inostranstvu);
• Evidencija odsutnosti domaćeg i inostranog osoblja (službena putovanja, godišnji odmor, bolest itd.);
• Vođenje tabelarnih pregleda o odsustvima stranog i domaćeg osoblja (službena putovanja, godišnji odmori, bolovanja itd.);
• Ažuriranje raznih tabelarnih pregleda, baza podataka i raznih spiskova;
• Nabavka vizit-karti, kancelarijskog materijala, kancelarijske opreme i vođenje inventara projektnih dobara;
• Zavođenje i arhiviranje dokumenata u skladu sa GIZ-ovim sistemom odlaganja (odgovarajuće obeležavanje registratora, odlaganje u DMS-sistemu i sl.);
• Blagovremeno pripremanje dokumentacije za oslobađanje od PDV-a;
• Obavljanje manjih usmenih i pisanih prevoda;
• Priprema prezentacija za seminare, radionice i druge manifestacije, shodno uputstvima;
• Podrška u komunikaciji i koordinaciji aktivnosti sa ministarstvima, projektnim partnerima, strukovnim udruženjima, relevantnim ekspertima i drugim licima i institucijama;
• Vođenje gotovinske blagajne i mesečno knjiženje u “cashbook” -programu;
• Prevod faktura i druge relevantne dokumentacije;
• Priprema i kontrola relevantne dokumentacije u svrhe procesa knjiženja i plaćanja;
• Provera izvoda iz banke;
• Podrška vođi projekta u planiranju novčanih sredstava kao i u monitoringu mesečnog budžeta projekta na osnovu praćenja SAP-finansijskih izveštaja i FIMO-vrednosti;
• Priprema potrebnih dokumenata za izradu ugovora o finansiranju i lokalnim donacijama, kao i ugovora sa firmama i lokalnim ekspertima, prikupljanje ponuda;
• Podrška vođi projekta u praćenju, nadgledanju i dokumentovanju sprovođenja ugovora, kao i obračuna prema GIZ-pravilima;
• Podrška vođi projekta u kontrolisanju finansijskih izveštaja i dokumentacije za obračun troškova po ugovorima o lokalnim donacijama i ugovorima o finansiranju;
• Obavljanje administrativnih poslova u vezi sa implementacijom projektnih aktivnosti;
• Učestvovanje u izradi PR-aktivnosti i distribuciji materijala za promociju projekta;
• Provera svih prispelih računa i honorara i dostavljanje računa za plaćanje i ostale prateće dokumentacije odeljenju GIZ-ovog knjigovodstva uz pridržavanje internih pravila (pečat projekta itd.);
• Priprema, sprovođenje i dokumentacija nabavke do 2.500 € u skladu sa GIZ-pravilima;
• Obavljanje i drugih naloženih poslova.

Gore opisani poslovi obavljaju se u skladu sa pravilima i propisima GIZ-a. Prema opremi i dokumentaciji se postupa u skladu sa principom savesnog poslovanja. Radna komunikacija odvija se efikasno i u skladu sa funkcijom.

Znanja/stručna osposobljenost:

• Dobro poznavanje rada na informatičkim i komunikacijskim tehnologijama (odgovarajući softver kao i telefon, faks, e-mejl, internet) kao i sa kompjuterskim aplikacijama (na primer MS-Office);
• Dobre upravljačke i organizacione sposobnosti;
• Sopstvena inicijativa i konstruktivno razmišljanje;
• Dalje usavršavanje u skladu sa potrebama oblasti rada. Odgovarajuće mere se usaglašavanju sa neposrednim pretpostavljenim. 

Biografiju i motivaciono pismo treba dostaviti na engleskom ili nemačkom jeziku najkasnije do 28.12.2018. godine.

Biće kontaktirani samo kandidati koji uđu u uži izbor.