Administrativni/a menadžer/ka - Pravosuđe (EU KoFi)

Opis poslova za radno mesto:

ADMINISTRATIVNI/a MENADŽER/ka - Pravosuđe (EU KoFi)

Radno mesto se raspisuje sa nepunim radnim vremenom (20 časova radnog vremena nedeljno).

Potreban stepen i vrsta stručne spreme:

VI ili VII stepen ekonomskog, pravnog, jezičkog, organizacionog, menadžerskog i sličnog obrazovanja, odnosno ekonomista, pravnik, filolog, profesor jezika, pedagog, menadžer, inženjer FON, politikolog  ili drugo obrazovanje iz oblasti društvenih ili prirodnih nauka. 

Strani jezik / Radno iskustvo:

• Odlično usmeno i pisano znanje srpskog jezika
• Odlično znanje nemačkog i/ili engleskog jezika
• Najmanje 2-3 godine na sličnim poslovima 
• Reference: 2KPlO-0u-wuPKSpTdg4P2BDd4fTjxkZQz0iJM2YK6ZX9dAVH0MU6oX7BS71QvQh4

Zaduženja

Lice na ovom radnom mestu odgovorno je za:

• dobar protok informacija sa administrativnim menadžerom iz partnerskih organizacija koji su deo Konzorcijuma
• dnevno operativno izvršavanje svih administrativno-tehničkih poslova prema potrebama pretpostavljenog lica za deo projekta vezan za EU KoFi
• odlaganje dokumentacije u skladu sa GIZ-pravilima o odlaganju
• propisno rukovanje finansijskim poslovima u projektu
• Menadžment ugovora i nabavki u skladu sa internim PuR pravilima

Poslovi:

Svi navedeni poslovi sprovode se u bliskom dogovoru sa vođom projekta.

Poslovi vezani za projektne aktivnosti: 

• Administrativna i logistička podrška savetovanja partnera tokom sprovođenja aktivnosti sa Instiuticijama iz oblasti Pravosuđa.
• Podrška tokom implementacije aktivnosti sa partnerskim organizacijama i Institucijama iz Nemačke i EU u oblasti represija korupcije i osnovna ljudska prava.
• Administrativna i logistička podrška savetovanja partnera tokom procesa reforme sa Institucijama i Organizacijama iz oblasti pravosuđa u okviru procesa sklapanja ugovora (lokalni ugovori i/ili ugovori finansiranja)
• Podrška prilikom savetovanja partnera oko pitanja koordinacije događaja i aktivnosti
• Podrška prilikom pripreme i implementacije komunikacione strategije dela projekta koji se odnosi na EU KoFI
• Podrška menadžerski finansija prilikom izrade finansijskog izveštaja i konsolidovanja svih finansijskih izveštaja partnerskih organizacija iz Konzorcijuma

Opšti poslovi:

• Staranje o opštoj komunikaciji unutar kancelarije (prijem, odgovaranje  na pozive i prosleđivanje telefonskih poziva, obrada mejlova, pisama i faksova uključujući i obavljanje neophodne korespondencije na osnovu pristiglih upita, ljubazan doček gostiju/posetilaca, koordinacija rada vozača, faksiranje, fotokopiranje i skeniranje dokumenata, sastavljanje i prosleđivanje raznih dopisa i informacija, po potrebi pisanje zapisnika, ugovaranje sastanaka i vođenje rokovnika pretpostavljenog);
• Organizacija sastanaka usled dolaska velikih delegacija i blagovremeno staranje o svim pratećim aktivnostima (obezbeđivanje prevoza, prevodioca i sl.);
• Podrška pri organizaciji i sprovođenju radionica, seminara, konferencija i drugih manifestacija uz blagovremeno staranje o svim pratećim aktivnostima (iznajmljivanje prostora i hotelskog smeštaja, obezbeđivanje tehničke opreme, prevoza, prevodilaca, cateringa i sl.);
• Organizacija putovanja (nabavka avio kartata, hotelski smeštaj i transport u zemlji i inostranstvu, popunjavanje internog formulara za službena putovanja “DRA”, priprema za obračun putnih troškova kod službenih putovanja u zemlji i inostranstvu);
• Evidencija odsutnosti domaćeg i inostranog osoblja (službena putovanja, godišnji odmor, bolest itd.);
• Vođenje tabelarnih pregleda o odsustvima stranog i domaćeg osoblja (službena putovanja, godišnji odmori, bolovanja itd.);
• Ažuriranje raznih tabelarnih pregleda, baza podataka i raznih spiskova;
• Nabavka vizit-karti, kancelarijskog materijala, kancelarijske opreme i vođenje inventara projektnih dobara;
• Zavođenje i arhiviranje dokumenata u skladu sa GIZ-ovim sistemom odlaganja (odgovarajuće obeležavanje registratora, odlaganje u DMS-sistemu i sl.);
• Blagovremeno pripremanje dokumentacije za oslobađanje od PDV-a;
• Obavljanje manjih usmenih i pisanih prevoda;
• Priprema prezentacija za seminare, radionice i druge manifestacije, shodno uputstvima;
• Podrška u komunikaciji i koordinaciji aktivnosti sa ministarstvima, projektnim partnerima, strukovnim udruženjima, relevantnim ekspertima i drugim licima i institucijama;
• Vođenje gotovinske blagajne i mesečno knjiženje u “cashbook” -programu;
• Prevod faktura i druge relevantne dokumentacije;
• Priprema i kontrola relevantne dokumentacije u svrhe procesa knjiženja i plaćanja;
• Provera izvoda iz banke;
• Podrška vođi projekta u planiranju novčanih sredstava kao i u monitoringu mesečnog budžeta projekta na osnovu praćenja SAP-finansijskih izveštaja i FIMO-vrednosti; 
• Priprema potrebnih dokumenata za izradu ugovora o finansiranju i lokalnim donacijama, kao i ugovora sa firmama i lokalnim ekspertima, prikupljanje ponuda;
• Podrška vođi projekta u praćenju, nadgledanju i dokumentovanju sprovođenja ugovora, kao i obračuna prema GIZ-pravilima;
• Podrška vođi projekta u kontrolisanju finansijskih izveštaja i dokumentacije za obračun troškova po ugovorima o lokalnim donacijama i ugovorima o finansiranju;
• Obavljanje administrativnih poslova oko implementacije projektnih aktivnosti;
• Učestvovanje u izradi PR-aktivnosti i distribuciji materijala za promociju projekta;
• Provera svih prispelih računa i honorara i dostavljanje računa za plaćanje i ostale prateće dokumentacije odeljenju GIZ-ovog knjigovodstva uz pridržavanje internih pravila (pečat projekta itd.);
• Priprema, sprovođenje i dokumentacija nabavke do 2.500 € u skladu sa GIZ-pravilima;
• Obavljanje i drugih naloženih poslova. 

Gore opisani poslovi obavljaju se u skladu sa pravilima i propisima GIZ-a. Prema opremi i dokumentaciji se postupa u skladu sa principom savesnog poslovanja. Radna komunikacija odvija se efikasno i u skladu sa funkcijom. 

Znanja/stručna osposobljenost:

• Dobro poznavanje rada na informatičkim i komunikacijskim tehnologijama (odgovarajući softver kao i telefon, faks, e-mejl, internet) kao i sa kompjuterskim aplikacijama (na primer MS-Office).
• Dobre upravljačke i organizacione sposobnosti
• Sopstvena inicijativa i konstruktivno razmišljanje
• Dalje usavršavanje u skladu sa potrebama oblasti rada. Odgovarajuće mere se usaglašavaju sa neposrednim pretpostavljenim.
  

Biografiju i motivaciono pismo treba dostaviti na engleskom ili nemačkomjeziku isključivo preko sajta Infostud najkasnije do 25.01.2022. godine.
Biće kontaktirani samo kandidatikoji uđu uuži izbor.