Poslovi.infostud.com koristi kolačiće kako bi vam pružao najbolje korisničko iskustvo. Nastavkom korišćenja sajta smatraćemo da ste saglasni sa korišćenjem kolačića. Saznajte više.

Administrativni/a menadžer/ka - Pravosuđe (EU KoFi)

Predstavništvo Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammena

Beograd

25.01.2022.

ugovor nepuno radno vreme

Opis poslova za radno mesto:

ADMINISTRATIVNI/a MENADŽER/ka - Pravosuđe (EU KoFi) 

Radno mesto se raspisuje sa nepunim radnim vremenom (20 časova radnog vremena nedeljno). 

Potreban stepen i vrsta stručne spreme:

VI ili VII stepen ekonomskog, pravnog, jezičkog, organizacionog, menadžerskog i sličnog obrazovanja, odnosno ekonomista, pravnik, filolog, profesor jezika, pedagog, menadžer, inženjer FON, politikolog  ili drugo obrazovanje iz oblasti društvenih ili prirodnih nauka. 

Strani jezik / Radno iskustvo:

  • Odlično usmeno i pisano znanje srpskog jezika
  • Odlično znanje nemačkog i/ili engleskog jezika
  • Najmanje 2-3 godine na sličnim poslovima 

Zaduženja

Lice na ovom radnom mestu odgovorno je za:

  • dobar protok informacija sa administrativnim menadžerom iz partnerskih organizacija koji su deo Konzorcijuma
  • dnevno operativno izvršavanje svih administrativno-tehničkih poslova prema potrebama pretpostavljenog lica za deo projekta vezan za EU KoFi
  • odlaganje dokumentacije u skladu sa GIZ-pravilima o odlaganju
  • propisno rukovanje finansijskim poslovima u projektu
  • Menadžment ugovora i nabavki u skladu sa internim PuR pravilima

Poslovi:

Svi navedeni poslovi sprovode se u bliskom dogovoru sa vođom projekta. 

Poslovi vezani za projektne aktivnosti: 

  • Administrativna i logistička podrška savetovanja partnera tokom sprovođenja aktivnosti sa Instiuticijama iz oblasti Pravosuđa.
  • Podrška tokom implementacije aktivnosti sa partnerskim organizacijama i Institucijama iz Nemačke i EU u oblasti represija korupcije i osnovna ljudska prava.
  • Administrativna i logistička podrška savetovanja partnera tokom procesa reforme sa Institucijama i Organizacijama iz oblasti pravosuđa u okviru procesa sklapanja ugovora (lokalni ugovori i/ili ugovori finansiranja)
  • Podrška prilikom savetovanja partnera oko pitanja koordinacije događaja i aktivnosti
  • Podrška prilikom pripreme i implementacije komunikacione strategije dela projekta koji se odnosi na EU KoFI
  • Podrška menadžerski finansija prilikom izrade finansijskog izveštaja i konsolidovanja svih finansijskih izveštaja partnerskih organizacija iz Konzorcijuma 

Opšti poslovi:

  • Staranje o opštoj komunikaciji unutar kancelarije (prijem, odgovaranje  na pozive i prosleđivanje telefonskih poziva, obrada mejlova, pisama i faksova uključujući i obavljanje neophodne korespondencije na osnovu pristiglih upita, ljubazan doček gostiju/posetilaca, koordinacija rada vozača, faksiranje, fotokopiranje i skeniranje dokumenata, sastavljanje i prosleđivanje raznih dopisa i informacija, po potrebi pisanje zapisnika, ugovaranje sastanaka i vođenje rokovnika pretpostavljenog);
  • Organizacija sastanaka usled dolaska velikih delegacija i blagovremeno staranje o svim pratećim aktivnostima (obezbeđivanje prevoza, prevodioca i sl.);
  • Podrška pri organizaciji i sprovođenju radionica, seminara, konferencija i drugih manifestacija uz blagovremeno staranje o svim pratećim aktivnostima (iznajmljivanje prostora i hotelskog smeštaja, obezbeđivanje tehničke opreme, prevoza, prevodilaca, cateringa i sl.);
  • Organizacija putovanja (nabavka avio kartata, hotelski smeštaj i transport u zemlji i inostranstvu, popunjavanje internog formulara za službena putovanja “DRA”, priprema za obračun putnih troškova kod službenih putovanja u zemlji i inostranstvu);
  • Evidencija odsutnosti domaćeg i inostranog osoblja (službena putovanja, godišnji odmor, bolest itd.);
  • Vođenje tabelarnih pregleda o odsustvima stranog i domaćeg osoblja (službena putovanja, godišnji odmori, bolovanja itd.);
  • Ažuriranje raznih tabelarnih pregleda, baza podataka i raznih spiskova;
  • Nabavka vizit-karti, kancelarijskog materijala, kancelarijske opreme i vođenje inventara projektnih dobara;
  • Zavođenje i arhiviranje dokumenata u skladu sa GIZ-ovim sistemom odlaganja (odgovarajuće obeležavanje registratora, odlaganje u DMS-sistemu i sl.);
  • Blagovremeno pripremanje dokumentacije za oslobađanje od PDV-a;
  • Obavljanje manjih usmenih i pisanih prevoda;
  • Priprema prezentacija za seminare, radionice i druge manifestacije, shodno uputstvima;
  • Podrška u komunikaciji i koordinaciji aktivnosti sa ministarstvima, projektnim partnerima, strukovnim udruženjima, relevantnim ekspertima i drugim licima i institucijama;
  • Vođenje gotovinske blagajne i mesečno knjiženje u “cashbook” -programu;
  • Prevod faktura i druge relevantne dokumentacije;
  • Priprema i kontrola relevantne dokumentacije u svrhe procesa knjiženja i plaćanja;
  • Provera izvoda iz banke;
  • Podrška vođi projekta u planiranju novčanih sredstava kao i u monitoringu mesečnog budžeta projekta na osnovu praćenja SAP-finansijskih izveštaja i FIMO-vrednosti; 
  • Priprema potrebnih dokumenata za izradu ugovora o finansiranju i lokalnim donacijama, kao i ugovora sa firmama i lokalnim ekspertima, prikupljanje ponuda;
  • Podrška vođi projekta u praćenju, nadgledanju i dokumentovanju sprovođenja ugovora, kao i obračuna prema GIZ-pravilima;
  • Podrška vođi projekta u kontrolisanju finansijskih izveštaja i dokumentacije za obračun troškova po ugovorima o lokalnim donacijama i ugovorima o finansiranju;
  • Obavljanje administrativnih poslova oko implementacije projektnih aktivnosti;
  • Učestvovanje u izradi PR-aktivnosti i distribuciji materijala za promociju projekta;
  • Provera svih prispelih računa i honorara i dostavljanje računa za plaćanje i ostale prateće dokumentacije odeljenju GIZ-ovog knjigovodstva uz pridržavanje internih pravila (pečat projekta itd.);
  • Priprema, sprovođenje i dokumentacija nabavke do 2.500 € u skladu sa GIZ-pravilima;
  • Obavljanje i drugih naloženih poslova. 

Gore opisani poslovi obavljaju se u skladu sa pravilima i propisima GIZ-a. Prema opremi i dokumentaciji se postupa u skladu sa principom savesnog poslovanja. Radna komunikacija odvija se efikasno i u skladu sa funkcijom. 

Znanja/stručna osposobljenost:

  • Dobro poznavanje rada na informatičkim i komunikacijskim tehnologijama (odgovarajući softver kao i telefon, faks, e-mejl, internet) kao i sa kompjuterskim aplikacijama (na primer MS-Office).
  • Dobre upravljačke i organizacione sposobnosti
  • Sopstvena inicijativa i konstruktivno razmišljanje
  • Dalje usavršavanje u skladu sa potrebama oblasti rada. Odgovarajuće mere se usaglašavaju sa neposrednim pretpostavljenim.

Biografiju i motivaciono pismo treba dostaviti na engleskom ili nemačkomjeziku isključivo preko sajta Infostud najkasnije do 25.01.2022. godine.
Biće kontaktirani samo kandidati koji uđu u uži izbor.

    GIZ

    • Srbija, 11000 Beograd, Brzakova 20
    • PIB: 102513510
    • Matični broj: 29011966
    Više o poslodavcu

    Podelite na društvenim mrežama

    Direktan link do oglasa

    Prijavite problem sa oglasom

    Ukoliko postoji problem sa ovim oglasom (netačne, neažurne informacije ili slično), molimo vas da nam ga prijavite ovim putem.

    Vaš komentar je vidljiv isključivo zaposlenima sajta Poslovi.infostud.com. Ostavljanjem komentara na ovaj konkurs nećete konkurisati na oglas.

    Oglas za posao je sačuvan...

    Da li želite da dobijete podsetnik na email pre nego što vaši sačuvani oglasi isteknu?