Asistent kancelarije

Potreban stepen i vrsta stručne spreme:

VII stepen stručne spreme, završen pravni fakultet, fakultet političkih nauka ili ekonomski fakultet odnosno neka uporediva školska sprema.

Strani jezik/Radno iskustvo:

• Najmanje 1 godina radnog iskustva na sličnim poslovima
• Odlično usmeno i pisano znanje nemačkog, engleskog i srpskog jezika
• Reference: N06qQESZO08ZCSWStK_jjtq9MmH596P9dfy_FPKlO2U.

Zaduženja

Lice na ovom radnom mestu odgovorno je za:

• Pružanje podrške upravi GIZ-Srbija po pitanju upravljanja i daljeg razvoja portfolija kao i zastupanje GIZ pred nalogodavcima, partnerima, Nemačkom ambasadom i drugim domaćim i međunarodnim institucijama
• Koordinaciju i obezbeđivanje kvaliteta odziva na razne upite centrale i sveobuhvatne aktivnosti u odnosu na portfolio i izveštavanje direktora GIZ Srbije
• Odlaganje dokumenata/materijala direktora GIZ-Srbija u skladu sa pravilima o odlaganju GIZ
• Pružanje efikasne podrške direktoru GIZ-Srbija u odnosu na sva bezbednosna pitanja
• Dobar protok komunikacije o bezbednosnim temama između uprave GIZ-Srbija, projekata, centrale GIZ, partnera, Nemačke ambasade
• Stalnu komunikaciju i izveštavanje jedinice za upravljanje pitanjima bezbednosti u GIZ-centrali
• Pružanje podrške rukovodstvu za finansije i administraciju oko identifikacije relevantnih problema i pitanja kao i pružanje podrške prilikom izrade predloga rešenja usmerenih na primenu
• Izvršavanje zadataka u skladu sa postupcima finansijske uprave i knjigovodstva u GIZ

Poslovi:

Svi navedeni poslovi se izvršavaju u bliskom dogovoru sa upravom GIZ-Srbija i rukovodstvom za finansije i administraciju (u daljem tekstu uprava GIZ u Srbiji):

• Priprema, prikupljanje, organizacija i dokumentovanje informativnog materijala za direktora GIZ-Srbija ili za sastanke;
• Obrada primljenih pisama, faks-dopisa, elektronske pošte direktorke GIZ-Srbija i priprema odgovora;
• Pružanje podrške prilikom planiranja i priprema putovanja visoko rangiranih delegacija i poseta;
• Pružanje podrške RFA oko poslovno-ekonomskog upravljanja kvalitetom na nivou zemlje
• Razvijanje redovnih mera usavršavanja u domenu upravljanja finansijskim nalozima
• Pružanje podrške RFA prilikom upravljanja budžetom kancelarije
• Održavanje sistema PBS-podataka i svih relevantnih matičnih podataka projekata u SAP-programu
• Razjašnjavanje pravnih pitanja kancelarije GIZ vezanih za sve pravne poslove izuzev radnog prava u saradnji sa advokatskom kancelarijom
• Ažuriranje domaćeg spiska i podataka o situaciji u pogledu korone u Srbiji na obrascu MS Teams
• Redovno ažuriranje Sheme za evaluaciju odluka (Decision Evaluation Matrix) i Glavnog upisnika reakcija na koronu (Corona Response LogBook)
• Redovna komunikacija sa osobljem GIZ o obaveznim državnim merama u borbi protiv korone
• Ažuriranje Bezbednosnog vodiča za Srbiju (Security Guide Serbia)
• Ažuriranje kontakata na Bezbednosnoj kartici za hitne slučajeve (Securiti Emergency Card)
• Obavljanje i drugih poverenih poslova.

Gore opisani poslovi obavljaju se u skladu sa pravilima i propisima GIZ-a. Prema opremi i dokumentaciji se postupa u skladu sa principom savesnog poslovanja. Radna komunikacija odvija se efikasno i u skladu sa funkcijom.

Znanja/Stručna osposobljenost/Spremnost:

• Odlično poznavanje rada na informatičkim i komunikacijskim tehnologijama (odgovarajući softver i telefon, faks, e-mejl, internet) kao i sa kompjuterskim aplikacijama (na primer MS-Office)
• Izrazita komunikativnost
• Spremnost na učenje
• Usmerenost na tim i sposobnost rada u međunarodnom timu
• Profesionalan nastup i siguran odnos i prema visoko rangiranim posetiocima i partnerima GIZ
• Sposobnost rada pod vremenskim pritiskom
• Sopstvena inicijativa i konstruktivno razmišljanje
• Izrazita organizaciona kompetencija i fleksibilnost

Biografiju i motivaciono pismo treba dostaviti na engleskom ili nemačkom jeziku. Biće kontaktirani samo kandidati koji uđu u uži izbor.