Opis posla:
Zadužen/a za pružanje sveobuhvatne administrativne podrške kako bi se obezbijedilo nesmetano i efikasno svakodnevno funkcionisanje odjeljenja. Uloga uključuje upravljanje internom i eksternom komunikacijom, organizaciju sastanaka, vođenje dokumentacije i koordinaciju sa timovima, klijentima i saradnicima. Asistent je ključna kontakt osoba unutar odjeljenja i osigurava uredno i pravovremeno izvršavanje administrativnih zadataka, pripremu izvještaja i održavanje uredskog materijala.
Ključne odgovornosti:
- Organizacija i vođenje kancelarijskih i administrativnih aktivnosti.
- Upravljanje dolaznom komunikacijom (telefonski pozivi, e-pošta, pisma) i prosleđivanje relevantnom osoblju.
- Planiranje i koordinacija sastanaka, putovanja i termina za projektne timove i menadžment.
- Priprema dokumentacije, izvještaja i prezentacija vezanih za projektne aktivnosti.
- Arhiviranje i održavanje uredne evidencije – fizičke i digitalne dokumentacije.
- Profesionalan prijem i komunikacija sa posjetiocima, klijentima i partnerima.
- Podrška internim timovima u organizaciji logistike, zaliha i kancelarijskih aktivnosti.
Potrebne kvalifikacije:
- Srednja stručna sprema ili viši nivo obrazovanja; dodatna administrativna obuka je prednost.
- Radno iskustvo na sličnim pozicijama (sekretar, administrativni asistent).
- Odlično poznavanje rada u Microsoft Office alatima (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) i korišćenje kancelarijske opreme.
- Napredne komunikacione i organizacione vještine.
- Sposobnost rada u dinamičnom okruženju, uz visok nivo preciznosti i diskrecije.
Poželjne vještine i kompetencije:
- Efikasno upravljanje vremenom i prioritetima.
- Pažnja prema detaljima i preciznost u vođenju dokumentacije.
- Sposobnost istovremenog rada na više zadataka i poštovanja rokova.
- Proaktivan pristup i izražene sposobnosti rješavanja problema.
- Profesionalnost u ophođenju s poverljivim informacijama.
- Napredno znanje rada u Excel-u i/ili Google Sheets.
Jezici:
- Engleski – obavezno
- Arapski – poželjno
Obezbijeđeno:
- Avionske karte u oba smjera iz matične zemlje do Libije i nazad
- Zdravstveno osiguranje za vrijeme boravka u Libiji, shodno zakonima države Libije
- Hrana
- Smještaj
- Internet
- Isplata mjesečne zarade na kraju odrađenog mjeseca na lični račun kandidata
- Ugovor se potpisuje na 6 mjeseci, sa mogućnošću produžetka