Office administrator

Obezbeđivanje efikasnog administrativnog funkcionisanja kancelarije i operativne podrške sektoru interne kontrole kroz obradu dokumentacije, organizaciju sastanaka, komunikaciju sa posetiocima i pružanje logističke podrške svakodnevnom radu. Office administrator je centralna tačka za organizaciju, red i komunikaciju unutar kancelarijskog prostora.

Ključne odgovornosti:

• Prijem, evidencija, skeniranje i arhiviranje ulazne pošte i druge dokumentacije.
• Distribucija dokumenata relevantnim zaposlenima u skladu s internim procedurama.
• Priprema, slanje i vođenje evidencije o izlaznoj pošti.
• Vođenje dnevne knjige pošte i elektronske evidencije dokumenata.
• Zakazivanje sastanaka, priprema prostora i potrebne opreme (projektor, materijali, voda, osveženje).
• Praćenje dnevnih i nedeljnih aktivnosti Direktora interne kontrole i tima.
• Priprema zapisnika sa internih sastanaka i distribucija učesnicima.
• Profesionalan doček klijenata, dobavljača i drugih posetilaca.
• Upućivanje posetilaca odgovarajućim osobama i obezbeđivanje informacija u skladu s pravilima pristupa.
• Odgovaranje na pozive, preusmeravanje poziva, vođenje osnovne telefonske i mejl komunikacije.
• Organizuje dinamiku čišćenja kancelarija i zajedničkih prostorija u skladu sa planom održavanja.
• Proverava da li se higijenski standardi sprovode i prijavljuje nepravilnosti Direktoru interne kontrole.
• Koordinira nabavku i korišćenje sredstava za čišćenje.
• Naručivanje kancelarijskog materijala i sitnog potrošnog materijala.
• Vođenje evidencije o kancelarijskoj opremi i briga o njenoj ispravnosti.
• Obezbeđuje poštovanje kompanijskih pravila i procedura, kao i zakonskih propisa;
• Sprovodi standarde propisane sistemom upravljanja kvalitetom, mere BZR i PPZ;
• Obavlja i sve druge poslove po nalogu neposrednog rukovodioca.
• Reference: bH-6_0rjGnlIulUyxK7cwzgVY3n3y35q3dnAVF2WjRBz_U4XZyVaapd6pq2mm9hd

Edukacija:

• IV SSS – administracija ili usmerenja iz sličnih oblasti

Iskustvo:

• 1 godina radnog iskustva na istim ili sličnim poslovima

Posebna znanja i veštine:

• Rad na računaru (MS Office, Internet, Windows) – napredni nivo
• Poznavanje procesa u pekarskoj industriji  – srednji nivo nivo
• Organizacione sposobnosti – napredni nivo
• Analitičke sposobnosti – napredni nivo
• Ljubaznost, organizovanost, urednost i profesionalna komunikacija
• Diskretnost u radu sa poverljivim informacijama