Kako da smanjite broj sastanaka (a da se posao i dalje završava)

Na poslovnim mrežama, privatnim storijima i kroz sve vrste otvorenih komunikacija možete pronaći desetine, ako ne i stotine komentara, fora i prozivki na temu poslovnih sastanaka i njihove neefikasnosti. Ipak, to mišljenje nije samo deo internet kulture – ovo potvrđuju i istraživanja, kako globalna tako i lokalna. 

U istraživanju „Šta to radi zaposlene 2025–2026“ više od 60% ispitanih navodi da su preopterećeni sastancima i internim koordinacijama koje „odvlače od suštine posla“

Na globalu istraživanja pokazuju istu stvar – i što je viši hijerarhijski nivo, to je i veća količina sastanaka. Samim tim ostaje dosta manje vremena za operacije, donošenje odluka, i strateško razmišljanje. Ovo neretko dovede do prekovremenog rada, zasićenja poslom i toliko čestog pregorevanja. 

Deluje jednostavno – treba smanjiti sastanke. Ipak, potrebno je pre svega videti zašto su sastanci postali neefikasni, kako ih poboljšati i, za kraj, čime ih zameniti.

Kako su sastanci postali problem?

This meeting could have been an email! – verovatno je najčešća fraza koja se može videti na internetu kada su u pitanju sastanci i njihova (ne)efikasnost. 

Prethodnih par godina od efikasnog alata za postizanje dogovora, sastanci su postali prečesti, predugi, i bez jasnog cilja i ishoda. 

Šta je sve pokazatelj da je sastanak neefikasan?

• Ne postoji dnevni red
• Ne postoji jasan ishod
• Učesnicima nije jasno zašto su pozvani i šta se od njih očekuje
• Jedna osoba prenosi informacije dok svi ostali slušaju, bez prostora za bilo koji vid interakcije i razmene mišljenja
• Sastanci služe samo za pasivno slušanje, ne za akcije ili donošenje odluka 

Jasno je da sastanci nisu uvek najbolji izbor za rezultat koji očekujemo. Ali evo šta jeste.

Čime možemo da zamenimo sastanke a da održimo visok nivo efikasnosti i neometane operacije?

Neretko, sastanci se ne otkazuju samo zato što je nejasno šta bi bila alternativa, a da ne dođe do pada učinka, iako su sastanci baš oni koji utiču na smanjen performans. 

I zato, zavisno od očekivanog ishoda, zameni sastanke sledećim:
Ako želite da prenesete informaciju – Objavite je na komunikacionim kanalima i zakažite otvorena vrata od 15 minuta za sve one koji imaju dodatna pitanja. Na taj način će sastanak imati samo oni koji su neophodni.

Šta sa onim sastancima koje i želimo i moramo da imamo?

Iako nisu efikasni za sve, sastanci nisu neefikasni kao takvi, ako se sprovode na pravi način. Neki od njih imaju za cilj povezivanje ljudi, zajednički brainstorming, ili rad sa mentorom, a sve to nije lako izvodljivo na drugi način. Ipak, čak i kada su takvi sastanci u pitanju možemo ih učiniti i efikasnijim i prijatnijim. 

• Unapred odredite ne samo dužinu trajanja, već i očekivani ishod – Nije dovoljno imati samo detaljnu agendu, neophodno je dati joj vremenski okvir, kao i to šta je očekivani rezultat. Da li želimo da se povežemo, upoznamo, nešto odlučimo, i dogovorimo?
• Neka svaki učesnik zna koja je njegova uloga – Puko slušanje informacija, bez ikakve interakcije, nije dovoljno da opravda nečije prisustvo na sastanku. To onda ni nije sastanak već jednosmerno predavanje. Stoga, unapred odlučite koja je uloga svih aktera, i za sve one koji ostaju bez uloge donesite odluku da njihovo prisustvo nije neophodno. Samo ova aktivnost prepoloviće broj neophodnih sastanaka za zaposlenog. Ne zaboravite da spremite interne komunikacije koje će ići posle sastanka i sadržati sve neophodne informacije, za one koji su sastanak propustili.
• Birajte asinhronu komunikaciju – Šta ako dođemo do zaključka da sastanak nema jasan cilj i da oni na njega pozvani nemaju potrebe da prisustvuju? U tom slučaju sastanak se otkazuje a ono što bi na njemu bilo podeljeno se deli kroz druge načine. Možete se odlučiti za dokument (Google docs, Word, Notion, Confluence…), ili snimak (Loom, Teams recap, Zoom recording) ili nešto kreativnije, poput internog newslettera. Time oslobađate vreme za fokusiran rad.
• Bolje upravljanje kalendarom – Osim što možete da smanjite broj učesnika, takođe možete da ograničite i količinu i dužinu sastanaka. Nakon implementiranja promene uradite evaluaciju posle par nedelja i proverite sa zaposlenima u kojoj meri su osetili novoimplementirane mere, i na koji način. Takođe, uvedite delove dana ili čitave dane kada nema sastanaka, ni za koga, i koji su rezervisani za fokusiran rad. 
• Uvek imajte konkretan ishod i podeljene zadatke – Bez obzira da li se radi o sastanku, podeljenoj prezentaciji ili Loom videu, neka uvek ostane jasno šta je ishod i koji su naredni koraci, kao i to ko je za njih odgovoran, i sa kojim rokom.

Bez obzira na to da je više nego jasno da su sastanci neefikasni, samo ih izbaciti takođe nije produktivno. Unapređenje načina rada koje povećava efikasnost, komunikaciju i, samim tim, zadovoljstvo zaposlenih zahteva više truda i vremena ali i daje dugoročnije i održivije rezultate – i za pojedinca i za firmu.

Autor teksta: Danica Ristić