Virtuelni alati koji će vam olakšati rad od kuće

Autor: Dušica Vuković | Svi tekstovi

apr 01
https://www.freepik.com/free-photos-vectors/business%22%3EBusiness

Prošla je i treća nedelja kako radim od kuće. Prva nedelja je baš bila nezgodna jer apsolutno nisam znala ko, kada i šta da radi (ja, moj školarac i jedan vrtićko). U drugoj sam nekako organizovala njihove obaveze da bih ja mogla efikasnije da se posvetim poslu, a u trećoj je došao red na mene. Došlo je vreme da se osećam sasvim komotno u svim svojim radnim obavezama. Nedostajala su mi sredstva odnosno alati koje je rad u kancelariji sama po sebi nosio.  

Nedostaje mi da mogu da čavrljanjam sa kolegama…  

Prvo što nam je nedostajalo i o čemu smo i mi najviše pričali je interna komunikacija. Lako je bilo rešiti komunikaciju bez slike, imali smo viber i druge slične servise, nama je trebalo da se vidimo. Osim toga, timski sastanci su nam jako važni pa smo morali da vidimo kako ćemo moći da se gledamo u velikom broju. Osim za poslovne potrebe ove alate možete koristiti i za kaficu i druženje sa ljudima iz vašeg okruženja.   

Ukoliko vam je komunikacija „uživo“ i dalje izazov, evo nekoliko alata koji će vam poslužiti:  

  • Zoom – Kvalitet zvuka i video zapisa za sastanke je veoma dobar. Ovo omogućava jasan kvalitet zvuka i HD video. Funkcije zumiranja za ćaskanje i telefon dodaju dodatne mogućnosti komunikacije. Funkcija snimanja je jednostavna za upotrebu i omogućava korisnicima da snimaju i šalju dokumente ljudima koji su možda propustili sastanak. Zoom nudi potpuno besplatni osnovni plan sa neograničenim sastancima (bez probnog perioda). Jedino što osnovni plan ima vremensko ograničenje od 40 minuta za sastanke sa tri ili više učesnika. Svako se može pridružiti sastanku pomoću Zoom mobilnih aplikacija ili desktop aplikacija za Windows i Mac uređajima.
  • Google Hangouts – aplikacija koja već postoji u sklopu drugih (uobičajenih) Google opcija (na svim uređajima), lako dostupna ali ograničena na 10 korisnika u konferencijskim pozivima. Mana mobilne aplikacije je što aplikacija ne prikazuje statusne poruke niti vam pokazuje ko je trenutno na mreži.
  • Skype  – aplikacija korisna za sve vrste uređaja i sve vrste software-skih okruženja koju možete koristiti i za ćaskanje, limit korisnika u knferencijskim pozivima je 50. Pouzdana i relativno kvalitetna aplikacija koja ispunjava svoju svrhu.  
  • MS Teams – za korisnike Office 365 ovo je bonus alat koji je koristan za manje konferencijske pozive, dovoljno je kvalitetan da obavljete individualne razgovore sa kolegama i manje konferencijske pozive.

A možete da koritite i dodatne alate:

Twitch  Striming platforma  https://www.twitch.tv/ 
Video Ask by Typeform  Interaktivni video chat  https://www.videoask.com/ 
Whereby  web based video call  https://whereby.com/ 
Uber conference  Video conference i deljenje ekrana  https://www.uberconference.com/ 
Yea Link  Videoconference  https://www.yealink.com/ 
Go Brunch  Video conference / sastanci  https://gobrunch.com/ 
Live Storm  Web conference  https://livestorm.co/ 

Evo predloga i za chat alate, za svaki slučaj. Mi smo baš temeljno istraživali i verujem da će vam poslužiti: 

Slack    Chat alat  https://slack.com/intl/en-rs/ 
Discord    Alat za chat i voice  https://discordapp.com/ 
Signal    bezbedan chat i voice alat  https://signal.org/ 

Kako da organizujete radno vreme što efikasnije? 

Kada je rad od kuće u pitanju, može biti jako izazovna granica gde počinje poslovno, a gde je privatno. Meni je bila naveća borba uskladiti sve kućne obaveze u smisli nabavke i pripremanje obroka jer nemam priliku da se organizujem u poslepodnevnim časovima. Dugo sam sa grižom saveseti odlazila u prodavnicu jer ni sama nisam znala koliko je u redu odstupiti od očekivane rutine. Kako sam rešila situaciju? Shvatila sam da moram da imam osećaj urađenog da bih mogla na miru da napustim radno mesto. Tako da sam organizovala svoj posao u celine, napravila „To do“ listu i npr kad rešim prvih 5 stvari, može kupovina. 😊

Kako nam se poslovi razlikuju, evo nekoliko ideja za organizaciju posla i povećanje produktivnosti: 

  • Toggle (https://toggl.com/) – Toggl je aplikacija za praćenje vremena koja vam omogućava da pratite svoje dnevne aktivnosti na različitim platformama; pruža vam detaljne uvide i priliku da optimizirate svoj radni tok identifikujući područja u kojima možete poboljšati.
  • Butleroy (https://butleroy.com/)  – Ovo je aplikacija koja vam pomaže u svakodnevnom životu. Bilo da pratite svoje zadatke ili da vidite sve svoje kalendare na jednom mestu. Ovo je aplikacija koja vam pomaže da efikasnije planirate svakodnevni život
  • Clickup (https://clickup.com/) – Besplatni sveobuhvatni servis za upravljanje zadacima, dokumentima, ciljevima i još mnogo toga što će vam pomoći da povećate produktivnost.

Evo još nekoliko predloga:

Soteam  Task tracker  https://so.team/ 
PomoDone app  Aplikacija zasnovana na pomodore tehnici  https://pomodoneapp.com/ 
Swift Case  Praćenje zadataka i upravljanje vremenom  https://www.swiftcase.co.uk/ 
Harvest Praćenje vremena za aktivnosti https://www.eyeson.com/

Alati koji vam mogu poslužiti za bolju realizaciju konkretnih zadataka 

Da budem potpuno iskrena, lista u prvoj tabeli rešava veliki broj mojih potreba (koristim još po neki  alat u vidu kreiranja TO DO listei to je to). Međutim, kolegama koji rade u drugim sektorima je potreban niz drugih alata. Jedni koriste Trello kako bi ispratili sve zadatke koji se rade unutar jednog projekta (a projekata ima mnogo). Timovi koji rade na osmišljavanju novih funkcionalnosti koriste alate za brainstorming. Tu su i alati za planiranje i izveštavanje…

Pogledajte listu koja se nalazi pred vama i možda pronađete neki koji vama odgovara: 

  • Team Viewer – TeamViewer je odličan svestrani alat za daljinski pristup nečijem računaru odnosno radnoj površini. Pored svojih mogućnosti daljinskog pristupa, takođe ima dobar izbor alata za deljenje, prezentaciju i prenos podataka. TeamViever uključuje značajne bezbednosne opcije a korisnički interfejs prilagođen početnicima.
  • Trello – Trello je sjajan alat za upravljanje projektima i upravljanje zadacima. Vizualne Kanban ploče su fleksibilne, podesive i omogućavaju vam da spakujete tonu detalja u svaku karticu. Ali Trello nije samo za posao… U stvari, Trello je za sve gde želite da vodite spisak sa grupom ljudi.
  • Todoist – Todoist je jedan od najpraktičnijih aplikacija za praćenje kako poslovnih tako i svakodnevnih obaveza. Ova aplikacija vam daje opciju da se sinhronizujete na više uređaja ili čak integrišete sa drugim alatima, Todoist deluje kao veoma praktičan.
  • Monday.com – alat za upravljanje projektima, pomaže timovima da efikasno planiraju i izvršavaju projekte. Prednost mu je jednostavnost upotrebe i fleksibilnost u radu, podrazumeva brzo uključivanje celog tima u rad i sposobnost da sami upravljate svojim poslom
  • Weekly10 – Ovaj alata meri i poboljšava performanse i angažman zaposlenih. Koristi najnovija saznanja iz područja motivacije, promene ponašanja i komunikacije, omogućava menadžerima da maksimizuju performanse.

  Evo još nekolio predloga:

Mural Za vizalnu saradnju https://mural.co/ 
Workplus time tracking Za praćenje produktivnosti, vremena provedenog na određenim aktivnostima https://www.workpuls.com/ 
Paymo Planiranje, organizovanje resursa, planiranje vremena,  https://www.paymoapp.com/ 
Elapseit Upravljanje timovima, aktivnostima, projektima https://elapseit.com/ 
Conceptboars Online brainstorming, video sastanci, remote saradnja timova https://conceptboard.com/ 
Kanban Zone Alat za saradnju zasnovan na kanban pristupu https://kanbanzone.com/ 
     

U ponudi je svakako još mnogo toga, pa ako koristite nešto čime ste oduševljeni i što vam zaista koristi, slobodno nam javite. 😊 

Iako situacija nalaže izolaciju, mislim da se svim virtuelnim sredstvima vredi koristiti kako bi bili u kontaktu sa kolegama (prijateljima i porodicom, pre svega) jer i pored svega ne morate da budete sami. Veliki je izazov iz velikog tima preći na skoro individalan rad. Pomozite sebi kako bi vam sve ovo bilo lakše i izvodljivije.

O autoru: Dušica Vuković

Još uvek otkriva svoje super moći... Za sad stručnjak za (ne)verbalnu komunikaciju, dobro raspoloženje i smeh... Razume, saoseća i ne sudi. A pisanje obožava... Na radno mesto dolazi kao član ekipe korisničke podrške, (nadam se) dobar kolega i neko ko voli ono što radi...