Kako da prepoznate prioritete i planirate u skladu sa njima
Da li se i vama dešava da ste stalno u borbi sa vremenom i nakon obavljenih zadataka ne osećate zadovoljstvo? Moguće je da ste obavljali zadatke na pravi način i da ste bili veoma efikasni u radu, ali niste radili prave stvari tj. niste bili efektivni.
Kada se pomene upravljanje vremenom, većina nas pomisli na efikasnost i na to kako da zadatke obavimo na pravi način. Međutim, cilj je biti efektivan i svoje vreme usmeriti na prave stvari, te onda biti i efikasan i raditi ih na pravi način.
Svakodnevno nas preplavljuju zadaci koji deluju hitno i bitno. Da biste uspešno upravljali svojim vremenom, potrebno je da postavimo prioritete i aktivnosti sagledamo kroz vremensku matricu koja u sebi sadrži dve dimenzije: (nije)bitno i (nije)hitno (Slika 1).
Slika 1. Eisenhower-ova vremenska matrica
Ukrštanjem ove dve dimenzije dobijaju se četiri kvadranta u kojima svakodnevno provodimo vreme. U prvom kvadrantu se nalaze aktivnosti koje su hitne i bitne. Na njih je potrebno odmah fokusirati pažnju i rešavati ih (hitni pozivi, projekti sa kratkim rokom, važni sastanci). Drugi kvadrant obuhvata one aktivnosti koje su bitne, ali nisu hitne (priprema aktivnosti, rad na planiranju i prevenciji) i provođenje vremena u ovom kvadrantu je ključan korak za postizanje efektivnosti u upravljanju vremenom. Treći kvadrant odnosi se na one aktivnosti koje nam se nameću kao hitne (nepotrebni pozivi, prekidi od strane kolega, tuđi prebačeni zadaci), ali koje nisu bitne za nas. Međutim, često ih zbog hitnosti pogrešno klasifikujemo i kao bitne. Četvrti kvadrant sadrži aktivnosti koje nam nisu ni bitne ni hitne, a u stvarnosti nam oduzimaju vreme, kao što su preterano gledanje televizije u prazno ili besciljno skrolovanje internetom.
Zbog nemogućnosti da prepoznamo svoje prioritete, neretko se dešava da mnogo vremena provodimo u prvom i trećem kvadrantu. Stres i tenzija nas onda navode da preostalo vreme trošimo u četvrtom kvadrantu, ne bismo li pobegli od stvarnosti i pritiska. Suštinu upravljanja vremenom predstavlja život iznad srednje linije, tj. provođenje većine vremena u prvom i drugom kvadrantu. To se postiže smanjenjem vremena koje provodimo u trećem kvadrantu, u aktivnostima koje nam nisu bitne, a povećavanjem vremena koje provodimo u planiranju i prevenciji (drugi kvadrant). Prepoznavanjem svojih prioriteta moći ćete da, stvarima koje vam nisu bitne, kažete ne i da se fokusirate na proaktivan pristup zadacima koji su vam važni.
Kako da prepoznate svoje prioritete?
Odvojite par minuta za sebe, pronađite mirno mesto gde vas niko neće ometati i pripremite papir i olovku.
Zamislite da slavite 100. rođendan i organizujete proslavu.
Koje 4 osobe biste voleli da vidite na tom rođendanu?
U ovoj vežbi ne postoje ograničenja realnosti i vremena, magijom možete da odaberete bilo koje 4 osobe koje ste sreli u prošlosti ili koje ćete tek upoznati u budućnosti.
Svaka od četiri osobe koje ste odabrali na rođendanu drži zdravicu vama u čast. Na papir koji ste pripremili napišite za svaku od odabranih osoba šta biste voleli da čujete tom prilikom od nje o sebi.
Pročitajte ponovo šta ste napisali i osvrnite se na to kako se osećate dok čitate šta su za vas rekli vama važni ljudi.
Svaka od osoba koje ste zamislili predstavlja jednu od uloga koje imate u životu (otac/majka; prijatelj, partner…), a stvari koje biste voleli da čujete predstavljaju ono što želite u životu da postignete za svaku od tih uloga. Uloge i rečenice koje ste zapisali na papiru su vrednosti koje su vama bitne i one predstavljaju vaš kompas koji vam pokazuje ka čemu želite da stremite i koji su vam prioriteti.
Sada kada imate kompas, sledeća stavka je da napravite i prve konkretne korake koji će vam pomoći da planirate svoje vreme u skladu sa prioritetima.
Počnimo sa nedeljnim planiranjem - ponovo uzmite papir i za svaku od uloga koje ste naveli u prethodnoj vežbi, napišite jednu aktivnost koju možete da uradite u narednih nedelju dana, a koja će vas za jedan korak približiti onome što želite da čujete na svom 100. rođendanu. Ove aktivnosti spadaju u drugi kvadrant, stvari koje su bitne, a nisu hitne. Kako biste bili sigurni da na njih nećete zaboraviti kada vas preplave hitne stvari, svaku od ovih aktivnosti stavite u kalendar i planirajte vreme kada ćete ih obaviti. Osim ovih aktivnosti, u nedeljni plan stavite i sve druge aktivnosti koje vas čekaju i pokušajte da ih razvrstate u kvadrante vremenske matrice. Nakon toga, pokušajte da identifikujete aktivnosti koje nisu bitne (treći i četvrti kvadrant) i razmislite kako biste mogli da ih minimizujete.
Nakon što ste sagledali šta vas sve od aktivnosti čeka u narednoj nedelji, svaki dan bi trebalo da započnete dnevnim planiranjem. To ćete uraditi tako što ćete popisati sve aktivnosti koje vas tog dana čekaju i za svaku aktivnost odrediti nivo prioriteta. Aktivnosti koje su hitne i bitne i čije neizvršavanje može imati negativne posledice po vas (prvi kvadrant) označite prioritetom A, aktivnosti koje su bitne, a nisu hitne (drugi kvadrant) označite prioritetom B, a aktivnosti koje nisu bitne (treći i četvrti kvadrant) označite prioritetom C. Na kraju dana, sagledajte koje su aktivnosti ostale nezavršene i na njih primenite taktiku 4D (Do – uradi, Defer – odloži, Delegate – dajte nekom drugom da uradi i Delete – izbrišite sa spiska). Sagledavanje nezavršenih aktivnosti može da vam posluži i kao dodatna provera toga da li je neki zadatak zaista hitan. Npr. ukoliko vam se dogodi da određenu aktivnost koju ste označili prioritetom A, uporno ne stižete da obavite, a posledica nema, treba da porazmislite da li je ona zaista toliko hitna ili je možete delegirati, odložiti ili ukloniti sa spiska.
Nadamo se da će vam ova tehnika biti korisna da bolje rasporedite svoje vreme i obaveze.
Ako koristite neke druge metode upravljanja vremenom i prioritetizacije obaveza, slobodno ih podelite sa nama u komentarima. :)
Tekst je napisan u saradnji sa kompanijom Saga d.o.o. Beograd.
Odlično!