5 saveta kako da se izborite sa najvećim neprijateljima produktivnosti na poslu

Osećaj kao da ste pod pritiskom na poslu, ne stižete sve da završite na vreme i prenatrpanost brojnim obavezama odavno su postali svakodnevnica velikog broja zaposlenih. Da li ste se ikada zapitali koji se uzroci najčešće kriju iza ovoga, i šta sve utiče na nedostatak produktivnosti? Šta nam sve odvraća pažnju, troši dragoceno vreme i crpi energiju tokom radnog dana?

Ako sebi postavljate neka od ovih ili sličnih pitanja, niste jedini. Dobra vest je da većinu uzročnika možemo sami da eliminišemo ili pak svedemo na minimum što će se pozitivno odraziti na radni učinak. Da budemo iskreni, ne postoji magični štapić ali uz malo strpljenja, discipline i primenu ovih saveta vaš radni dan izgledaće potpuno drugačije.

Prioritizacija aktivnosti

Postoje trenuci kada se osećamo zaglavljeno u rutini koja nema strukturu, nema planiranja, a stvari počinju da se raspadaju polako i postepeno. To se dešava kada ne znate kako da odredite prioritete i upravljate aktivnostima na poslu. Da bi održali fokus, uspešno završili sve zadatke i izbegli nepotreban stres neophodno je odrediti listu prioriteta. Kreirajte je tako da se na samom vrhu nalaze oni koji su najteži i od najvećeg značaja. Na ovaj način vaš radni dan započinjete sa već u napred definisanim zadacima što će vam pomoći da izbegnete odugovlačenje i uradite mnogo više za kraće vreme. O ovome je pisao i čuveni autor Brajan Trejsi u svojoj knjizi "Pojedi tu žabu!" pa eto prilike ukoliko je niste pročitali da to i uradite.

Jedan od korisnih saveta je da ono što ste zacrtali mora biti jasno definisano, merljivo, dostižno i vremenski određeno. Kompleksnije zadatke možete da razložite na sitnije kako bi olakšali njihovu realizaciju. U celom ovom procesu važno je kontinuirano praćenje aktivnosti jer će vam to omogućiti da lako odredite koliko vremena je potrebno za određeni zadatak. Tu može da pomogne jedna vrlo korisna tehnika.    

Multitasking može da vam bude saveznik

Sigurno ste više puta čuli da multitasking podstiče produktivnost zaposlenih. U jednu ruku to može da bude slučaj ukoliko rešavamo nekoliko rutinskih "operacija" a uspemo da zadržimo nivo kvaliteta rada. Međutim, ako radimo od svega po malo stvara se potpuno suprotni efekat. Vrtimo se u krug, malo toga završimo i osećamo se iscrpljeno. Obaveze će se dalje gomilati i stvoriće se haos iz kojeg je teško izaći.

Dakle, multitasking može da bude koristan samo ukoliko ga vi učinite korisnim. Razmislite koje aktivnosti ne iziskuju potpunu koncentraciju i njih možete u buduće da obavljate istovremeno. 

 

 

Isključite sve notifikacije

Za mnoge prva stvar koju urade ujutru je provera elektronske pošte, objava na društvenim mrežama i brojnih obaveštenja sa raznih sajtova. "Samo još da odgovorim na jedan hitan mejl, pročitam na brzinu ovaj članak, pregledam listu propuštenih poziva i obrišem nepoželjnu poštu" najčešći je prizor koji prati prvu jutarnju kafu u radnom okruženju. Uz ovo ide i najveća zabluda da ćemo to obaviti za 5 minuta. Onda kada se tih 5 minuta pretvori u mnogo više, nastaje šok jer svoj dan nismo započeli onako kako je trebalo.

Ove aktivnosti su jedan od najvećih neprijatelja vaše produktivnosti. Umesto ovakvog surfovanja po internetu i skrolovanja po telefonu, iskoristite početak dana za zadatke koji su od najvećeg prioriteta jer ste tada najodmorniji i imate najviši nivo koncentracije. Isključite sve notifikacije dok radite. To ne znači da treba potpuno da eliminišete pomenute aktivnosti, već odredite u kom delu dana ćete im se posvetiti. I držite se tog rasporeda. 

Uticaj okoline

Koliko god izgledalo nestvarno, kolektiv u kojem radite može da bude još jedna karika u nizu onih uzroka koji odvraćaju pažnju tokom rada. Bilo da radite u standardnoj ili kancelariji otvorenog tipa, postoji velika verovatnoća od buke. Ovo ne bi imalo negativan efekat ukoliko vaše aktivnosti zahtevaju visok nivo komunikacije i saradnje sa kolegama. Ali ako vaš rad iziskuje potpunu koncentraciju, onda je ovo pravi izazov za vas.

Kontinuirani razgovori, kretanje, zapitkivanje, telefoniranje i slično su deo svakodnevnice koje naš mozak ne može da ignoriše. Pažnja se rasipa i rastrzani ste jer nemate fokus.   Rešenje se ogleda u jednom malom rekvizitu - slušalicama. Nosite ih i uz lagane note radite onda kada vaš rad traži potpunu koncentraciju. Kolege vas neće ometati jer im je to ujedno i signal da vam je neophodan mir. Na koje sve načine možete redukovati buku pročitajte i u ovom tekstu.    

Nered

Ako je vaš radni sto neuredan, sasvim je izvesno da ćete tokom dana gubiti vreme preturajući kao po skladištu u potrazi za nekim važnim papirom. Osećaj da se uvek negde nešto "zaturilo" pratiće vas u stopu. Osim toga, bićete frustrirani jer će taj nered preplaviti vaš um i degradirati produktivnost.

Mnogo je načina kako da brzo i jednostavno sredite svoj radni prostor. Uz malo truda, poželjno je da na kraju radnog dana izdvojite 15-ak minuta za sređivanje. Ova aktivnost ne iziskuje mnogo a značiće jer je vaš radni prostor spreman za sutrašnji dan i nove radne pobede.