Od lavirinta Excel tabela do efikasnih integracija: evolucija HR Sistema

Kandidati se prijavljuju mejlom, dokumentacija se čuva na papiru, a informacije se ručno unose u Excel tabele u želji da se održi organizacija i preglednost. Zvuči poznato? Gotovo svi HR profesionalci su bar jednom bili u situaciji sličnoj ovoj.

Pri postavljanju HR procesa, naročito sa ograničenim budžetima i hitnim potrebama organizacije, strateški pristup je ključan. Često se oslanjamo na raspoložive sisteme i improvizujemo kako bismo ispunili zahteve.  Međutim, rast organizacije donosi nove izazove.

Brzina rasta može da oteža HR timu da se prilagodi promenama i automatizuje procese. Rezultat? Zamislite lavirint Excel tabela, prepunih podataka koji su kritični za organizaciju, ali svaki pogrešan klik može da izazove grešku. Takav haos može imati ozbiljne posledice, i rizičan je za organizaciju.

U Levi9, razvoj HR procesa i sistema protekao je kroz 19 godina evolucije. Danas, Levi9 Talent tim koristi više sistema koji su pažljivo povezani kako bi podržali kompleksne potrebe kompanije. Naša iskustva, pokušaji i pogreške, inspirisali su nas da podelimo svoje znanje sa zajednicom.

Zašto da investirate u HR alate?

HR softveri 2023. po Džošu Bersinu, globalno prepoznatom HR analitičaru, čine tržište vredno 250 milijardi dolara. Poređenja radi, tržište softvera baziranih na veštačkoj inteligenciji, u isto vreme, vredelo je oko 200 milijardi.

Primena softvera je raznolika - od regrutacije i selekcije, pa do obuke zaposlenih i upravljanja podacima o zaposlenima. Svaka organizacija treba da pažljivo proceni kada i u šta ulagati, a za to nikada nije previše rano – alati u koje uložimo dok uspostavljamo HR procese u sebi već imaju implementirane najbolje prakse, koje će nam pomoći da uspostavimo te procese na pravi način. Evo šta nam još donose:

- Pozitivno iskustvo kandidata i zaposlenih - HR sistemi objedinjuju brojne informacije i korake u jedan sistem, olakšavajući kandidatima proces prijave i selekcije, zaposlenima preglednost informacija, dok nama olakšavaju da brže donosimo odluke.

- Pozdravite se sa „CTRL+F“ u šumi redova - Ovi sistemi automatizuju mnoge rutinske zadatke, što značajno ubrzava te procese. U sat vremena možemo za 100 kandidata da pošaljemo poziv za testiranje, zakažemo nekoliko intervjua i u isti taj sistem unesemo sve kandidate koje smo direktno kontaktirali.

- Poverljive informacije su u sigurnim rukama - HR softveri obezbeđuju kontrolu pristupa podacima, tako da svaki član tima ima pristup samo relevantnim informacijama, dok istovremeno poštujemo zakonske propise poput GDPR-a.

- Podaci, podaci, podaci – verovatno najveći benefit HR sistema je količina podataka koje bismo inače izgubili ili satima računali, a sada na dohvat ruke. Metrike kao što su Time to hire, Offer acceptance rate, NPS skor, Attrition rate uz softver su daleko dostupnije i pomažu nam da unapredimo sve što radimo.

In house ili eksterno rešenje?

Kada se odlučite da uložite u HR softver, jedno od prvih pitanja koje možete sebi da postavite je da li želite da razvijete svoje rešenje, ili da uložite u softver koji već postoji na tržištu.

Prvo, procenite budžet i vreme koje imate na raspolaganju da razvijete softver ispočetka. Opet, važno je reći da ni softver koji kupite ne možete da koristite „danas-za-sutra“. Period istraživanja tržišta softvera, njegova implementacija i prilagođavanje potrebama organizacije obično zahteva nekoliko meseci i puno pažnje.

Drugo, razmislite šta su vaše potrebe i koliko vam je neophodno da alat bude prilagođen vama i vašim procesima. Iako se svi softveri reklamiraju kao fleksibilni i prilagodljivi, važno je razmotriti da li se funkcionalnosti koje su vam potrebne zaista uklapaju u ponuđene opcije.

Treće, razmišljajte dugoročno. Alat nije potrebno samo razviti, već je potrebno i da neko o njemu brine i rešava probleme koji nastaju. Opredelite se za in house rešenje ako očekujete da vas sistem služi duži period bez izmena, odnosno da vam neće biti hitno da rešavate bagove koji će neminovno nastati.

Izbor HR alata je samo početak

Već smo pomenuli da implementacija HR sistema može da bude izazovna i da traje od nekoliko nedelja do nekoliko meseci, u zavisnosti od kompleksnosti softvera. Što su i sami procesi kompleksniji, to će ih biti teže prilagoditi novom sistemu.

Tek onda započinje proces učenja.

Ako imate veći tim, potrebno je da se i oni upoznaju sa novim alatom. Grešićete, postavićete neke elemente pogrešno, moguće je da ćete biti neusklađeni i neusaglašeni. Važno je da u tom procesu budno pratite kako se prilagođavate sistemu i on vama, a kroz nekoliko meseci bi trebalo da se sve slegne na svoje mesto.

Kao što se razvijaju organizacije, tako se razvijaju i sistemi. To za vas znači da ćete biti u kontaktu sa konsultantima, prenositi svoje potrebe i povratne informacije, a od njih dobijati novosti o promenama u alatu. Možete da očekujete da će vas neke od njih oduševiti, dok će neke pokrenuti promene koje, možda, u tom trenutku nisu dobrodošle.

Da li integracije izazivaju harmoniju ili haos u HR softverima?

Jedan sistem vuče drugi i vremenom ćete verovatno žonglirati sa nekoliko alata. Budite obazrivi da ne stvorite još jedan lavirint - ono što su nekada bile povezane Excel tabele, sada su integracije.

Većina HR alata će ponosno podeliti da su integrisani jedni sa drugima – sistem za regrutaciju će kandidata koji prihvati ponudu direktno prebaciti u sistem za vođenje zaposlenih, alat za testiranje kandidata automatski će prikazati rezultate u sistemu za regrutaciju itd.

Iako ovo deluje primamljivo i zaista jeste značajan benefit, ne treba da bude kriterijum kada birate sistem. Često su ove integracije upravo to što izaziva najviše problema. Verovatno ćete provesti sate na vezi sa dva odvojena support tima koji će vam uporno govoriti da nije do njih, već do onih drugih. Ipak, nemojte da vas to obeshrabri – onda kada ostvarite sinergiju više sistema maksimalno ste optimizovali vaše HR procese.

Spremni?

Implementacija novih sistema zahteva pažljivo planiranje i angažovanje tima. Proces učenja je neprekidan, a saradnja sa kompanijama koje nude softverska rešenja je ključna za održavanje sistema na najvišem nivou efikasnosti. Budite spremni na izazove i promene, jer to je pravi način da se maksimalno iskoristi potencijal HR sistema. Pozivamo vas da istražite različite opcije softvera i pripremite se za sledeći korak u optimizaciji vaših HR procesa!